डेली सेल्स रिपोर्ट, यानी DSR, फील्ड सेल्स टीम का सबसे काम का दस्तावेज़ है, और सबसे ज़्यादा टाला भी यही जाता है। नीचे का फॉर्मेट FMCG और डिस्ट्रीब्यूशन के सेल्समैन, B2B सेल्स टीम और हर उस व्यक्ति के लिए चलता है जो ग्राहकों से रूबरू मिलने जाता है।
DSR में कौन से कॉलम चाहिए
सिर्फ़ वही रखिए जिस पर मैनेजर सच में फ़िल्टर करेगा। हर अतिरिक्त कॉलम का मतलब है रात 9 बजे सेल्समैन को एक चीज़ और टाइप करनी पड़ेगी।
| कॉलम | क्यों ज़रूरी है | उदाहरण |
|---|---|---|
| दिनांक | दिनों की तुलना करने और छूटे हुए दिन पकड़ने के लिए। | 29-09-2026 |
| सेल्समैन | विज़िट किसने की। दो से ज़्यादा लोग हों तो यह ज़रूरी है। | राजेश यादव |
| रूट / एरिया | पता चलता है कि बीट पूरी कवर हो रही है या नहीं। | रूट 4 |
| ग्राहक | दुकान, डीलर या कंपनी जहाँ गए। नाम की स्पेलिंग हर बार एक जैसी रखें। | शिव ट्रेडर्स |
| विज़िट का प्रकार | नया ग्राहक, पुराना ग्राहक, फॉलो-अप या सिर्फ़ वसूली। | पुराना ग्राहक |
| नतीजा | ऑर्डर मिला, नहीं मिला, या मिले नहीं। मैनेजर सबसे पहले यही कॉलम देखता है। | ऑर्डर मिला |
| उत्पाद और मात्रा | क्या ऑर्डर हुआ और कितना। | आटा 10 किलो × 24 |
| ऑर्डर की रकम | जुड़कर रोज़ और महीने की बिक्री बनती है। | ₹12,500 |
| वसूली और भुगतान का तरीका | हाथ में आया पैसा बनाम बाज़ार में बकाया उधारी। | ₹12,500 · UPI |
| अगला कदम और तारीख | रिपोर्ट को फॉलो-अप की सूची बना देता है। | गुरुवार को माल भेजना है |
एक भरा हुआ उदाहरण
एक सेल्समैन की दोपहर शीट में ऐसी दिखनी चाहिए: हर विज़िट की एक पंक्ति, वह विज़िट भी जिसमें कुछ नहीं बना।
| ग्राहक | नतीजा | मात्रा | ऑर्डर | वसूली | अगला कदम |
|---|---|---|---|---|---|
| शिव ट्रेडर्स | ऑर्डर मिला | 24 | ₹12,500 | ₹12,500 UPI | गुरुवार को माल भेजना |
| ओम डिस्ट्रीब्यूटर्स | ऑर्डर मिला | 12 | ₹5,400 | ₹0 (उधार) | 2 अक्टूबर को वसूली |
| भारत एजेंसीज़ | मिले नहीं | 0 | ₹0 | ₹0 | पहले मालिक को फोन |
"मिले नहीं" वाली पंक्ति भी उतनी ही ज़रूरी है जितने ऑर्डर वाली। इसके बिना आप यह फ़र्क नहीं कर पाएंगे कि किसने दस दुकानों में जाकर तीन में बिक्री की और किसने सिर्फ़ तीन दुकानों में जाकर।
DSR को काम का बनाए रखने के पाँच नियम
- हर विज़िट की एक पंक्ति, दिन की नहीं। सारांश वह ब्योरा छिपा देता है जो आपको एक महीने बाद चाहिए होगा।
- जहाँ हो सके वहाँ तय विकल्प। "ऑर्डर मिला / ऑर्डर नहीं मिला / मिले नहीं" पर फ़िल्टर लग सकता है, खुले टेक्स्ट पर नहीं। इसीलिए टेम्पलेट में ड्रॉपडाउन हैं।
- ग्राहक का नाम हर बार एक जैसा। "शिव ट्रेडर्स", "शिव ट्रेडर" और "शिव ट्रेडर्स (पुराना)" पिवट टेबल के लिए तीन अलग ग्राहक हैं।
- वसूली को ऑर्डर से अलग लिखें। उधार का ऑर्डर और हाथ में आया कैश, आपके कैश फ़्लो के लिए दो अलग बातें हैं।
- अगला कदम हमेशा लिखें। जिस विज़िट में अगला कदम नहीं लिखा, वह भुला दी जाती है।
असली समस्या: रिपोर्ट भरवाना
ज़्यादातर DSR फॉर्मेट ठीक होते हैं। दिक्कत यह है कि सुबह 9 बजे से सड़क पर घूम रहा सेल्समैन रात को फोन पर चौदह कॉलम टाइप नहीं करना चाहता। नतीजा: रिपोर्ट देर से आती है, WhatsApp ग्रुप में एक लंबे मैसेज की तरह आती है, या आती ही नहीं।
इसका हल यह है कि हर विज़िट उसी वक़्त, कम से कम टैप में दर्ज हो जाए। vBol यही करता है: सेल्समैन दुकान से निकलते-निकलते WhatsApp पर एक छोटा वॉइस नोट भेज देता है, हिंदी, मराठी, तमिल या जो भी भाषा वह बोलता है:
vBol उसे पढ़कर सामने वही रिकॉर्ड दिखाता है, एक टैप से कन्फ़र्म करने के लिए, और फिर ग्राहक, मात्रा, भुगतान और GPS लोकेशन के साथ पंक्ति आपकी Google Sheet या Excel फ़ाइल में लिख देता है। कन्फ़र्म करने से पहले कुछ नहीं लिखा जाता। शाम 7 बजे आपको एक WhatsApp मैसेज मिलता है: आज क्या-क्या दर्ज हुआ और किसने कुछ नहीं भेजा। 30 दिन मुफ़्त, उसके बाद ₹199 प्रति यूज़र प्रति माह। कीमत देखें।
स्प्रेडशीट पर ही रहना चाहते हैं? इस पेज पर दिया फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ऊपर के कॉलम हैं, विज़िट के प्रकार, नतीजे और भुगतान के तरीके के लिए ड्रॉपडाउन हैं, और उदाहरण की पंक्तियाँ हैं जिन पर आप अपना डेटा लिख सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सेल्स में DSR क्या होता है?
DSR यानी डेली सेल्स रिपोर्ट। हर सेल्समैन दिन के अंत में भेजता है, ग्राहक की हर विज़िट या कॉल की एक पंक्ति: किससे मिला, क्या ऑर्डर मिला, कितनी वसूली हुई और आगे क्या करना है।
डेली सेल्स रिपोर्ट में क्या-क्या होना चाहिए?
कम से कम तारीख, सेल्समैन का नाम, ग्राहक, विज़िट का नतीजा, ऑर्डर की मात्रा और रकम, वसूली, और अगला कदम तारीख के साथ। अगर आप वसूली या बीट संभालते हैं तो रूट, विज़िट का प्रकार और भुगतान का तरीका भी जोड़ें।
DSR में हर विज़िट की अलग पंक्ति हो या पूरे दिन की एक पंक्ति?
हर विज़िट की अलग पंक्ति। पूरे दिन की एक पंक्ति में यह पता नहीं चलता कि कौन से ग्राहक से मिले, और बाद में ग्राहक, उत्पाद या नतीजे के हिसाब से फ़िल्टर करना नामुमकिन हो जाता है।
सेल्समैन से रोज़ DSR कैसे भरवाएं?
रिपोर्ट भरना न भरने से आसान बनाइए। रात को दस मिनट टाइप करने वाली रिपोर्ट लोग टाल देते हैं। हर विज़िट के बाद दो लाइन का वॉइस नोट और एक टैप से कन्फ़र्म, यह भेजा जाता है; स्प्रेडशीट फॉर्म अक्सर नहीं भरा जाता। रोज़ यह सूची भी मदद करती है कि किसने रिपोर्ट नहीं भेजी।