WhatsApp वर फील्ड रिपोर्ट कसे गोळा करायचे

WhatsApp वर फील्ड रिपोर्ट गोळा करण्याची सर्वात सोपी पद्धत म्हणजे एकच ठरलेला रिपोर्ट फॉर्मेट ठरवणे आणि प्रत्येकाने प्रत्येक कामानंतर तो ग्रुपमध्ये किंवा एका मॅनेजरला पाठवणे. लहान टीमसाठी हे चालते. पण टीम काही जणांपेक्षा मोठी झाली, किंवा रिपोर्ट स्प्रेडशीटमध्ये हवे असतील, तर फॉर्म लिंक किंवा WhatsApp-नेटिव्ह रिपोर्टिंग टूल जास्त योग्य ठरते.

या मार्गदर्शकात चारही पद्धती आहेत: प्रत्येक खरोखर चालावी म्हणून कशी सेट करायची आणि कुठे ती अडखळते.

नवीन अॅप नको, WhatsApp का

तुमच्याकडे काम करणाऱ्या प्रत्येक फील्ड व्यक्तीकडे, मग तो सेल्स रिप असो, टेक्निशियन, डिलिव्हरी ड्रायव्हर किंवा सुपरवायझर, WhatsApp दिवसभर उघडे असते. मेसेज, फोटो, व्हॉइस नोट आणि लोकेशन पिन कसे पाठवायचे ते त्यांना माहीत आहे. लॉगिन नाही, प्रशिक्षण नाही.

वेगळे रिपोर्टिंग अॅप आणलेल्या अनेक व्यवसायांचा अनुभव सारखाच असतो: पहिला आठवडा वापर चांगला होतो, मग लोक पुन्हा WhatsApp कडे वळतात कारण मॅनेजर तिथेच उत्तर देतात. WhatsApp पासून सुरुवात केली म्हणजे तुम्ही सवयींच्या विरोधात नाही, बरोबर काम करता.

व्यवसाय आज चार पद्धती वापरतात

1. संपूर्ण टीमसाठी WhatsApp ग्रुप

"रूट रिपोर्ट – पुणे" अशा नावाचा ग्रुप तयार करा आणि प्रत्येकाला प्रत्येक भेटीनंतर किंवा दिवसाच्या शेवटी तिथे रिपोर्ट टाकायला सांगा.

नीट कसा सेट करायचा:

• तुम्हाला हवा असलेला नेमका फॉर्मेट मेसेज म्हणून पिन करा, उदा. "ग्राहक / निकाल / संख्या / वसूल रक्कम / पुढची कृती".
• गप्पांसाठी ग्रुप फक्त अॅडमिनसाठी ठेवा किंवा सामान्य चर्चेसाठी वेगळा ग्रुप करा, म्हणजे रिपोर्ट "गुड मॉर्निंग" मेसेजमध्ये हरवत नाहीत.
• संध्याकाळी 7 वाजता अशी अंतिम वेळ ठरवा आणि पिन केलेल्या मेसेजमध्ये लिहा.

काय चुकते: रिपोर्ट काही तासांत वर सरकून दिसेनासे होतात, फॉर्मेट बिघडतो, आणि महिनाअखेर शीट बनवण्यासाठी कोणाला तरी शेकडो मेसेज मागे स्क्रोल करावे लागतात. प्रत्येक सदस्याला इतर सर्वांचे फोन नंबर आणि रिपोर्ट दिसतात, जे प्रत्येक व्यवसायाला नको असते.

2. वैयक्तिक चॅट, हाताने शीटमध्ये कॉपी

प्रत्येक जण आपला रिपोर्ट थेट मॅनेजर किंवा बॅक-ऑफिस कोऑर्डिनेटरला पाठवतो, आणि ते एक-एक करून Excel किंवा Google Sheets मध्ये कॉपी करतात.

नीट कसा सेट करायचा: कॉपी करण्याची जबाबदारी एकाकडे स्पष्टपणे द्या, त्यासाठी रोजची ठरलेली वेळ ठेवा, आणि मेसेज फॉर्मेटसारखेच कॉलम असलेली शीट वापरा. सेल्स टीमसाठी आमचा डेली सेल्स रिपोर्ट फॉर्मेट चांगली सुरुवात आहे.

काय चुकते: कॉपी करणे रोजचे तासाभराचे किंवा जास्त काम होते, ती व्यक्ती रजेवर असली की मागे पडते, आणि व्हॉइस नोट एक-एक ऐकाव्या लागतात. कोणी रिपोर्ट केला नाही हे खूप उशिरा लक्षात येते.

3. WhatsApp वर पाठवलेली फॉर्म लिंक

तुम्ही फॉर्म बनवता (Google Forms मोफत आणि सर्वांच्या ओळखीचे आहे) आणि WhatsApp मध्ये लिंक शेअर करता. स्टाफ लिंकवर टॅप करतो, फील्ड भरतो, आणि उत्तरे आपोआप स्प्रेडशीटमध्ये येतात.

नीट कसा सेट करायचा:

• सहा-सात प्रश्नांतच ठेवा. निकाल आणि स्थितीसाठी मोकळ्या मजकुराऐवजी ड्रॉपडाउन वापरा.
• फक्त आवश्यक प्रश्न अनिवार्य करा.
• लिंक चॅटमध्ये पिन करा, किंवा प्रत्येक फोनवर होम-स्क्रीन शॉर्टकट म्हणून सेव्ह करा, म्हणजे कोणाला शोधावी लागत नाही.

काय चुकते: दिवसभराच्या दगदगीनंतर लहान स्क्रीनवर टाइप करणे संथ असते, त्यामुळे उत्तरे लहान होत जातात. इंग्रजी वाचायला सोयीचे नसलेल्या स्टाफला फॉर्म जड जातो. आणि फॉर्म तुम्हाला सांगू शकत नाही की कोणी तो भरला नाही. संपूर्ण तुलनेसाठी फील्ड रिपोर्टिंगसाठी Google Forms पाहा.

4. WhatsApp-नेटिव्ह रिपोर्टिंग टूल

स्टाफ WhatsApp वर एकाच बिझनेस नंबरला मेसेज पाठवतो, जसा तो मॅनेजरला पाठवेल तसाच, आणि टूल प्रत्येक मेसेजचे तुमच्या शीटमध्ये ठरलेल्या रचनेत रेकॉर्ड बनवते. vBol याच प्रकारात मोडते.

निवडण्यापूर्वी काय तपासायचे: स्टाफ टाइप करण्याऐवजी बोलू शकतो का, कोणत्या भाषा समजतात, सेव्ह करण्यापूर्वी पाठवणाऱ्याकडून तपशील कन्फर्म करून घेते का, डेटा शेवटी कुठे जातो, आणि कोणी रिपोर्ट केला नाही हे ते सांगते का.

झटपट तुलना

प्रत्येक फील्ड रिपोर्टमध्ये काय असावे

कोणतीही पद्धत वापरा, रिपोर्ट तेव्हाच उपयुक्त ठरतो जेव्हा तो दर वेळी त्याच प्रश्नांची उत्तरे देतो:

1. कोण भेटीला गेला किंवा काम केले.
2. कुठे: ग्राहक, साइट किंवा दुकान, दर वेळी एकाच स्पेलिंगने.
3. काय झाले: ऑर्डर मिळाली, दुरुस्ती झाली, माल पोहोचवला, भेट झाली नाही.
4. आकडे: संख्या, वसूल रक्कम, रीडिंग, वापरलेले पार्ट.
5. पुढे काय, तारखेसह.

सर्व्हिस आणि डिलिव्हरीच्या कामात फोटो आणि लोकेशन पिन जोडणे चांगले, कारण "मी तिथे गेलो होतो" याला कधी कधी पुरावा लागतो.

कोणतीही पद्धत असली तरी नेहमीच्या अडचणी

• रात्री 10 वाजता आठवणीवर पाठवलेले रिपोर्ट. दिवसातून एकदा नको, प्रत्येक कामानंतर रिपोर्ट मागा. लहान आणि लगेच हे लांब आणि उशिरापेक्षा बरे.
• शांतता लक्षात येत नाही. रोज संध्याकाळी कोणी काहीच पाठवले नाही ते कोणीतरी तपासायला हवे. नाहीतर ज्यांच्यावर सर्वात जास्त लक्ष हवे त्यांचीच तुम्हाला सर्वात कमी बातमी मिळते.
• एकाच ग्राहकाची वेगवेगळी स्पेलिंग. ग्राहकांची यादी ठेवा आणि नावे येताच दुरुस्त करा.
• रिपोर्ट कोणी वाचत नाही. स्टाफला उत्तर किंवा प्रश्न कधी मिळालाच नाही तर ते पाठवणे थांबवतात. त्यांची दखल घ्या.

vBol हे कसे करते

vBol हे याच कामासाठी बनवलेले WhatsApp-नेटिव्ह टूल आहे. तुमचा स्टाफ एक WhatsApp नंबर कॉन्टॅक्ट म्हणून सेव्ह करतो आणि प्रत्येक कामानंतर मराठी, हिंदी, तमिळ, कन्नड, तेलुगू, गुजराती, बंगाली, पंजाबी, मल्याळम, ओडिया, उर्दू किंवा इंग्रजी भाषेत व्हॉइस नोट, फोटो किंवा लोकेशन पाठवतो:

vBol ती नोट ऐकून शब्दांत लिहून काढते, तुमच्या रेकॉर्ड प्रकाराची फील्ड काढते, आणि पाठवणाऱ्याच्या भाषेत WhatsApp वर ती नोंद परत वाचून दाखवते, कन्फर्म किंवा फील्ड दुरुस्त करण्यासाठी बटणांसह. पाठवणाऱ्याने कन्फर्म करेपर्यंत काहीही लिहिले जात नाही. कन्फर्म झालेले रेकॉर्ड तुमच्या Google Sheet, OneDrive/SharePoint वरील Excel वर्कबुक, किंवा Ekatm ERP मध्ये एक ओळ म्हणून जातात, फोटो आणि GPS लोकेशनसह.

स्टाफ ग्रुपला नाही, vBol च्या नंबरला मेसेज करतो, त्यामुळे त्यांना एकमेकांचे रिपोर्ट किंवा नंबर दिसत नाहीत. कोणतेही अॅप इन्स्टॉल करायचे नाही आणि प्रशिक्षण नाही. रोज संध्याकाळी 7 वाजता तुम्हाला एक WhatsApp मेसेज मिळतो: काय भरले गेले, कोणी भरले आणि कोणी काहीच पाठवले नाही.

vBol पहिले 30 दिवस मोफत आहे (ट्रायलमध्ये प्रत्येक व्यक्तीसाठी रोज 5 कन्फर्म रिपोर्टपर्यंत), त्यानंतर 100 यूजरपर्यंतच्या टीमसाठी प्रति यूजर दरमहा ₹199, आणि मोठ्या टीमसाठी कस्टम प्लॅन. किंमत पाहा.