डेली डिलीवरी रिपोर्ट में हर डिलीवरी की एक पंक्ति होती है: किस ड्राइवर ने क्या सामान, किस ग्राहक को, किस इनवॉइस या चालान पर पहुंचाया, माल पूरा पहुंचा या नहीं, और कितना कैश या UPI मिला। शाम तक यही रिपोर्ट बता देती है कि क्या ग्राहकों तक पहुंचा और क्या गोदाम में वापस आया।
नीचे का फॉर्मेट डिस्ट्रीब्यूटर, थोक व्यापारी, डेयरी, पानी सप्लायर, बिल्डिंग मटेरियल डीलर और हर उस कारोबारी के लिए है जिसकी अपनी डिलीवरी गाड़ियां या डिलीवरी बॉय हैं।
यह डिलीवरी रिपोर्ट है, डिलीवरी चालान नहीं। चालान वह कागज है जो माल के साथ जाता है। रिपोर्ट ड्राइवर का रिकॉर्ड है कि हर जगह क्या हुआ, और उसमें चालान या इनवॉइस का नंबर लिखा जाता है।
डिलीवरी रिपोर्ट में कौन से कॉलम चाहिए
उतना ही रखिए जितना आप उसी शाम जांचेंगे: स्टेटस, पैसा और सबूत। बाकी सब इनवॉइस से मिल जाता है।
| कॉलम | क्यों जरूरी है | उदाहरण |
|---|---|---|
| तारीख (Date) | दिनों की तुलना और किसी शिकायत को उसकी ट्रिप तक ढूंढने में काम आती है। | 29-09-2026 |
| ड्राइवर और गाड़ी | माल किसने, किस गाड़ी में ले जाया। कैश जमा करने और विवाद के समय जरूरी। | सुरेश यादव, UP-32-AB-4521 |
| रूट | दिखाता है कि कौन से रूट देर से चलते हैं या किन पर सबसे ज्यादा माल वापस आता है। | रूट 2 |
| ग्राहक (Customer) | जिस दुकान या साइट पर माल पहुंचा। स्पेलिंग हर बार एक जैसी रखें। | लक्ष्मी किराना स्टोर |
| इनवॉइस / चालान नं. | डिलीवरी और आपकी बिलिंग के बीच की कड़ी। इसके बिना हिसाब नहीं मिलता। | INV-2045 |
| सामान / डिब्बे | क्या उतारा गया, खासकर जब वह लदे माल से अलग हो। | तेल 15 लीटर × 10 टिन |
| स्टेटस (Status) | डिलीवर हुआ, आंशिक, वापस आया या डिलीवर नहीं हुआ। यही कॉलम आप सबसे पहले फिल्टर करेंगे। | डिलीवर हुआ |
| वसूली की रकम और मोड | हर इनवॉइस पर कैश, UPI या उधार। दिन के अंत में इसी का मिलान होता है। | ₹18,500 · UPI |
| POD फोटो | डिलीवरी का प्रूफ: दस्तखत वाली कॉपी या दुकान पर माल की फोटो। "माल नहीं मिला" वाली बहस यहीं खत्म हो जाती है। | हां |
| GPS लोकेशन | पक्का करती है कि डिलीवरी ग्राहक के पते पर ही हुई। | 26.8467, 80.9462 |
| टिप्पणी (Remarks) | आंशिक, वापसी या फेल डिलीवरी की वजह। | 2 बोरी फटी थीं |
भरा हुआ उदाहरण
यह रूट 2 पर एक गाड़ी की दोपहर है, बिल्कुल वैसी जैसी शीट में दिखनी चाहिए। हर डिलीवरी की एक पंक्ति है, उस डिलीवरी की भी जो फेल हो गई।
| ग्राहक | इनवॉइस | स्टेटस | वसूली | POD | टिप्पणी |
|---|---|---|---|---|---|
| लक्ष्मी किराना स्टोर | INV-2045 | डिलीवर हुआ | ₹18,500 UPI | हां | – |
| साईं सुपर मार्ट | INV-2046 | आंशिक | ₹9,600 कैश | हां | 8 में से 2 बोरी फटी, वापस |
| पांडे प्रोविज़न | INV-2047 | डिलीवर नहीं हुआ | ₹0 | नहीं | दुकान बंद, सुबह 10 बजे फिर जाना |
इन तीन पंक्तियों से ऑफिस को अभी पता चल जाता है: एक इनवॉइस पर दो बोरी का क्रेडिट नोट बनेगा, एक कल की लोडिंग में फिर जाएगी, और ड्राइवर को ₹9,600 कैश जमा करना है।
डिलीवरी स्टेटस: चार विकल्प काफी हैं
- डिलीवर हुआ: इनवॉइस का पूरा माल ग्राहक तक पहुंच गया।
- आंशिक: कुछ माल पहुंचा, बाकी वापस आया। हमेशा लिखें कि कौन सा और क्यों।
- वापस आया: ग्राहक ने माल लेने से मना कर दिया (गलत आइटम, टूट-फूट, ऑर्डर ही नहीं दिया था)।
- डिलीवर नहीं हुआ: डिलीवरी हुई ही नहीं (दुकान बंद, लेने वाला कोई नहीं, गाड़ी वहां तक नहीं पहुंच पाई)।
इससे ज्यादा विकल्प मत जोड़िए। "देरी", "दोबारा तय" और "पेंडिंग" सब आखिर में "डिलीवर नहीं हुआ" ही निकलते हैं, और लंबी लिस्ट में ड्राइवर कोई भी विकल्प यूं ही चुन लेते हैं।
डिलीवरी रिपोर्ट को काम की बनाए रखने वाले नियम
- हर इनवॉइस की एक पंक्ति, हर ट्रिप की नहीं। पूरी ट्रिप का जोड़ छिपा देता है कि किस ग्राहक ने पैसे दिए और किसने नहीं।
- इनवॉइस या चालान नंबर हमेशा। डिलीवरी को आपके खातों से जोड़ने का यही एकमात्र भरोसेमंद तरीका है।
- पैसा हर इनवॉइस पर, मोड के साथ। "आज की वसूली: ₹28,100" जैसी एक लाइन का हिसाब नहीं मिलता, जब कोई ग्राहक पेमेंट पर विवाद करे।
- हर नॉन-डिलीवरी की वजह। "दुकान बंद" और "ग्राहक ने मना किया" का फॉलो-अप बिल्कुल अलग होता है।
- जरूरी डिलीवरी पर सबूत। फोटो में पांच सेकंड लगते हैं और महीने भर बाद की बहस बच जाती है।
आम गलतियां
- रिपोर्ट गोदाम लौटकर भरना। तब तक ड्राइवर भूल चुका होता है कि किसने कैश दिया और किसने UPI।
- रिपोर्ट और चालान को मिला देना। चालान की कॉपी पर नोट लिखने से जानकारी शीट में नहीं, कागज की फाइल में पड़ी रहती है।
- फेल डिलीवरी की पंक्ति ही नहीं। माल वापस आ जाता है, पर कोई वजह दर्ज नहीं करता, और अगले हफ्ते उसी ग्राहक पर वही बात दोहराई जाती है।
असली समस्या: ड्राइवर फॉर्म नहीं भरते
पंद्रह डिलीवरी और भरी गाड़ी वाला ड्राइवर दो स्टॉप के बीच फोन पर तेरह कॉलम नहीं टाइप करने वाला। इसलिए रिपोर्ट रात को याद से भरी जाती है, या हाथ से लिखी लिस्ट की फोटो WhatsApp ग्रुप में आती है जिसे ऑफिस में कोई दोबारा टाइप करता है।
vBol में ड्राइवर हर डिलीवरी के समय ही रिपोर्ट कर देता है: WhatsApp पर वॉइस नोट, दस्तखत वाले इनवॉइस की फोटो और लोकेशन पिन, हिंदी, मराठी, तमिल, कन्नड़, तेलुगु या जो भी भाषा वह बोलता है उसमें:
vBol उसे टेक्स्ट में बदलता है, फील्ड निकालता है, और रिकॉर्ड को WhatsApp पर वापस पढ़कर सुनाता है, साथ में कन्फर्म करने या किसी फील्ड को ठीक करने के बटन होते हैं। ड्राइवर के कन्फर्म करने से पहले कुछ नहीं लिखा जाता। वह पंक्ति आपकी Google Sheet, OneDrive या SharePoint पर Excel वर्कबुक, या Ekatm ERP में जुड़ जाती है, POD फोटो और GPS लोकेशन के साथ। शाम 7 बजे आपको एक WhatsApp संदेश मिलता है: क्या दर्ज हुआ, किसने किया, और आज किसने कुछ नहीं भेजा। डिलीवरी के फील्ड और डेस्टिनेशन शीट Vritti आपके साथ सेट करती है; ड्राइवरों को कोई ऐप इंस्टॉल नहीं करना है और कोई लॉगिन नहीं चाहिए।
पहले 30 दिन फ्री है (ट्रायल में प्रति व्यक्ति प्रति दिन 5 कन्फर्म रिपोर्ट तक), उसके बाद 100 यूज़र तक की टीमों के लिए ₹199 प्रति यूज़र प्रति माह, और बड़े फ्लीट के लिए कस्टम प्लान। देखें प्राइसिंग, या जानिए कि WhatsApp रिपोर्ट Google Sheets तक कैसे पहुंचती हैं (अंग्रेजी में)।
स्प्रेडशीट पर ही रहना चाहते हैं? इस पेज का फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ऊपर बताए कॉलम, स्टेटस, पेमेंट मोड और POD के ड्रॉपडाउन, और तीन उदाहरण पंक्तियां हैं जिन्हें आप बदल सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
डेली डिलीवरी रिपोर्ट क्या होती है?
डेली डिलीवरी रिपोर्ट में ड्राइवर या डिलीवरी बॉय की दिन भर की हर डिलीवरी दर्ज होती है: ग्राहक, इनवॉइस नंबर, सामान, डिलीवरी पूरी हुई, आंशिक हुई या वापस आई, और कितना कैश या UPI वसूला गया।
क्या डिलीवरी रिपोर्ट और डिलीवरी चालान एक ही चीज़ है?
नहीं। डिलीवरी चालान वह कागज है जो माल के साथ जाता है। डिलीवरी रिपोर्ट ड्राइवर का बाद में लिखा रिकॉर्ड है कि हर जगह असल में क्या हुआ। रिपोर्ट में आमतौर पर चालान या इनवॉइस का नंबर लिखा होता है।
डिलीवरी स्टेटस के कौन से विकल्प रखें?
ज्यादातर कारोबारों के लिए चार काफी हैं: डिलीवर हुआ, आंशिक, वापस आया और डिलीवर नहीं हुआ। जो भी 'डिलीवर हुआ' के अलावा हो, उसकी वजह टिप्पणी वाले कॉलम में लिखवाइए।
ड्राइवर की कैश वसूली का हिसाब कैसे मिलाएं?
हर इनवॉइस के सामने रकम और पेमेंट मोड दर्ज कीजिए, फिर दिन के अंत में कैश वाली पंक्तियों का जोड़ निकालकर ड्राइवर के जमा किए कैश से मिला लीजिए।