डॉक्टर कॉल रिपोर्ट, यानी DCR, वह डेली रिपोर्ट है जो मेडिकल रिप्रेजेंटेटिव (MR) हर उस डॉक्टर के लिए भरता है जिससे वह मिलता है: कौन, कहां, कौन से प्रोडक्ट डिटेल किए, कौन से सैंपल दिए और डॉक्टर ने क्या कहा। नीचे का फॉर्मेट हर कॉल की एक पंक्ति वाला है और फार्मा कंपनियों, डिस्ट्रीब्यूटरों और थर्ड-पार्टी फील्ड फोर्स, सब पर चलता है।
इसी शीट में केमिस्ट और स्टॉकिस्ट की कॉल भी लिखी जा सकती हैं। बस डॉक्टर वाले कॉलम में दुकान का नाम लिखिए और सही कॉल का प्रकार चुनिए।
DCR में कौन से कॉलम चाहिए
अच्छी DCR मैनेजर के तीन सवालों का जवाब देती है: क्या MR लिस्ट के डॉक्टरों से मिला, क्या बात हुई, और अगली कॉल कब है। बाकी सब वैकल्पिक है।
| कॉलम | क्यों जरूरी है | उदाहरण |
|---|---|---|
| तारीख (Date) | कवरेज दिन और महीने के हिसाब से नापी जाती है। हमेशा DD-MM-YYYY में लिखें। | 29-09-2026 |
| MR का नाम | कॉल किसने की। जैसे ही एक मैनेजर के नीचे एक से ज्यादा MR हों, यह जरूरी हो जाता है। | राहुल वर्मा |
| HQ / टेरिटरी | हेडक्वार्टर के हिसाब से कवरेज दिखती है और HQ से बाहर (एक्स-HQ) बिताए दिन पकड़ में आते हैं। | जयपुर ईस्ट |
| डॉक्टर (Doctor) | जिस डॉक्टर से मिले। अपनी डॉक्टर लिस्ट वाला नाम हर बार वैसा ही लिखें। | डॉ. अंजली शर्मा |
| स्पेशलिटी | दिखाती है कि सही प्रोडक्ट सही स्पेशलिटी तक पहुंच रहे हैं या नहीं। | डायबिटीज विशेषज्ञ |
| क्लिनिक / अस्पताल | कई डॉक्टर दो-तीन जगह बैठते हैं। इससे पता चलता है कि कॉल कहां हुई। | शर्मा डायबिटीज क्लिनिक |
| कॉल का प्रकार | प्लान की हुई, अचानक की गई, फॉलो-अप या मुलाकात नहीं हुई। टूर प्लान और असल में जो हुआ, दोनों अलग दिखते हैं। | प्लान की हुई |
| डिटेल किए गए प्रोडक्ट | कौन से ब्रांड की बात हुई, उसी क्रम में जिसमें डिटेलिंग हुई। | Metformin SR 500, Glimepiride 2 |
| दिए गए सैंपल | प्रोडक्ट और मात्रा। हर MR के पास जो सैंपल स्टॉक है उसका मिलान करने के लिए जरूरी। | Metformin SR 500 × 4 स्ट्रिप |
| डॉक्टर का फीडबैक | वह एक लाइन जो ब्रांड मैनेजर सच में जानना चाहता है: आपत्ति, सवाल, मांग। | मरीजों के लिए लीफलेट चाहिए |
| अगली विज़िट की तारीख | रिपोर्ट को आने वाले हफ्तों के कॉल प्लान में बदल देती है। | 13-10-2026 |
अगर आपकी कंपनी डॉक्टर की क्लास (पोटेंशियल या विज़िट फ्रीक्वेंसी के हिसाब से A, B, C) रखती है, तो उसे डॉक्टर लिस्ट में रखिए, DCR में नहीं। MR को हर कॉल पर वह टाइप नहीं करना चाहिए।
भरा हुआ उदाहरण
यह जयपुर ईस्ट में एक MR के दिन का हिस्सा है, बिल्कुल वैसा जैसा शीट में दिखना चाहिए। तीसरी पंक्ति देखिए: डॉक्टर से मुलाकात नहीं हुई, फिर भी वह दर्ज है।
| डॉक्टर | स्पेशलिटी | कॉल का प्रकार | डिटेल किया | सैंपल | फीडबैक | अगली विज़िट |
|---|---|---|---|---|---|---|
| डॉ. अंजली शर्मा | डायबिटीज विशेषज्ञ | प्लान की हुई | Metformin SR 500, Glimepiride 2 | Metformin SR 500 × 4 | लीफलेट चाहिए | 13-10-2026 |
| डॉ. समीर जोशी | जनरल फिजिशियन | फॉलो-अप | Telmisartan 40 | Telmisartan 40 × 3 | रेट पूछा | 06-10-2026 |
| डॉ. फराह खान | बाल रोग विशेषज्ञ | मुलाकात नहीं हुई | – | – | 2 बजे तक OPD में | 01-10-2026 |
एक महीने की ऐसी पंक्तियां पढ़ने से पता चलता है कि लिस्ट के कौन से डॉक्टरों को कॉल नहीं गई, कौन से प्रोडक्ट गलत स्पेशलिटी को डिटेल हो रहे हैं, और कितनी कॉल पर कितने सैंपल गए।
केमिस्ट और स्टॉकिस्ट की कॉल भी इसी फॉर्मेट में
ज्यादातर MR क्लिनिक के पास के केमिस्ट से भी मिलते हैं, यह देखने के लिए कि पर्चियां भरी जा रही हैं या नहीं, और स्टॉकिस्ट से स्टॉक और पेंडिंग ऑर्डर देखने के लिए। इसके लिए अलग शीट नहीं चाहिए। कॉल के प्रकार में "केमिस्ट" और "स्टॉकिस्ट" जोड़ दीजिए, डॉक्टर वाले कॉलम में दुकान का नाम लिखिए और फीडबैक वाले कॉलम में स्टॉक की स्थिति ("Telmisartan 40 आउट ऑफ स्टॉक, रीऑर्डर दे दिया")। फिर कॉल के प्रकार पर फिल्टर लगाते ही एक शीट से तीन रिपोर्ट मिल जाती हैं।
DCR को काम की बनाए रखने वाले छह नियम
- हर कॉल की एक पंक्ति, हर दिन की नहीं। "11 डॉक्टर से मिला, सब प्रोडक्ट डिटेल किए" को न जांचा जा सकता है, न फिल्टर किया जा सकता है।
- डॉक्टर के नाम लिस्ट से, हर बार एक ही स्पेलिंग में। "डॉ. ए. शर्मा" और "डॉ. अंजली शर्मा" पिवट टेबल में दो अलग डॉक्टर बन जाते हैं और कवरेज गलत दिखती है।
- "मुलाकात नहीं हुई" वाली कॉल भी दर्ज करें। इससे मेहनत दिखती है और मैनेजर को अगली कोशिश की योजना बनाने में मदद मिलती है।
- सैंपल के साथ मात्रा लिखें, सिर्फ प्रोडक्ट नहीं। महीने के अंत में स्टॉक मिलाते समय "सैंपल दिए" किसी काम का नहीं होता।
- फीडबैक डॉक्टर के शब्दों में। हर पंक्ति में "अच्छा रिस्पांस" ब्रांड टीम को कुछ नहीं बताता। "मौजूदा ब्रांड के मुकाबले रेट पूछा" बताता है।
- उसी दिन भरें। दो दिन बाद याद से लिखी DCR ज्यादातर अंदाजा होती है, खासकर फीडबैक वाला कॉलम।
आम गलतियां
- टूर प्लान को ही DCR में कॉपी कर देना। DCR में वह लिखा जाए जो हुआ, वह नहीं जो सोचा था। कॉल का प्रकार ईमानदारी से चुनें।
- बहुत ज्यादा कॉलम। हर अतिरिक्त कॉलम फोन पर टाइप करना पड़ता है, अक्सर रात में। MR कॉलम खाली छोड़ने लगते हैं, फिर रिपोर्ट ही छोड़ देते हैं।
- स्पेशलिटी और कॉल का प्रकार खुला टेक्स्ट रखना। ड्रॉपडाउन इस्तेमाल करें। इस पेज के टेम्पलेट में वे दिए हुए हैं।
- खर्च का क्लेम DCR में मिला देना। यात्रा और डेली अलाउंस अलग डेली एक्सपेंस रिपोर्ट में रखें। दोनों अलग लोगों के पास जाते हैं।
असली समस्या: आधी रात को भरी जाने वाली DCR
कोई भी MR बता देगा कि दिक्कत DCR के फॉर्मेट में नहीं है। दिक्कत यह है कि बारह कॉल और किसी भीड़ वाली OPD के बाहर लंबे इंतजार के बाद रात को बारह पंक्तियां टाइप करने का मन किसी का नहीं करता। इसलिए रिपोर्ट देर से भरी जाती है, याद से इकट्ठी भरी जाती है, या छूट जाती है, और फीडबैक वाले कॉलम में हर बार "अच्छा रिस्पांस" लिखा मिलता है।
इसका इलाज है हर कॉल को क्लिनिक के दरवाजे पर ही, कम से कम टैप में दर्ज करना। vBol यही करता है। MR एक WhatsApp नंबर को कॉन्टैक्ट की तरह सेव कर लेता है और हर कॉल के बाद हिंदी, मराठी, तमिल, कन्नड़, तेलुगु, बांग्ला या जो भी भाषा वह बोलता है, उसमें एक छोटा वॉइस नोट भेज देता है:
vBol उसे टेक्स्ट में बदलता है, डॉक्टर, प्रोडक्ट, सैंपल, फीडबैक और अगली विज़िट निकालता है, और रिकॉर्ड को MR की भाषा में WhatsApp पर वापस पढ़कर सुनाता है, साथ में कन्फर्म करने या किसी फील्ड को ठीक करने के बटन होते हैं। MR के कन्फर्म करने से पहले कुछ भी नहीं लिखा जाता। कन्फर्म हुई कॉल आपकी Google Sheet, OneDrive या SharePoint पर Excel वर्कबुक, या Ekatm ERP में एक-एक पंक्ति बनकर जुड़ जाती हैं, GPS लोकेशन के साथ। शाम 7 बजे मैनेजर को एक WhatsApp संदेश मिलता है: क्या दर्ज हुआ, किसने किया, और आज किन MR ने कुछ नहीं भेजा।
न कोई ऐप इंस्टॉल करना है, न लॉगिन। DCR के फील्ड और डेस्टिनेशन शीट Vritti आपके साथ बैठकर सेट करती है, और ज्यादातर टीमें असली कॉल उसी दिन दर्ज करने लगती हैं। पहले 30 दिन फ्री है (ट्रायल में प्रति व्यक्ति प्रति दिन 5 कन्फर्म रिपोर्ट तक), उसके बाद 100 यूज़र तक की टीमों के लिए ₹199 प्रति यूज़र प्रति माह, और बड़े फील्ड फोर्स के लिए कस्टम प्लान। देखें प्राइसिंग, या पढ़ें पूरी गाइड फार्मा MR के लिए फील्ड रिपोर्टिंग (अंग्रेजी में)।
स्प्रेडशीट पर ही रहना चाहते हैं? इस पेज का फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ऊपर बताए कॉलम, स्पेशलिटी और कॉल के प्रकार के ड्रॉपडाउन, और तीन उदाहरण पंक्तियां हैं जिन्हें आप बदल सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
फार्मा में DCR क्या होता है?
DCR का मतलब है डेली कॉल रिपोर्ट। यह वह रिपोर्ट है जो मेडिकल रिप्रेजेंटेटिव हर कार्यदिवस पर भरता है: किन डॉक्टर, केमिस्ट या स्टॉकिस्ट से मिला, कौन से प्रोडक्ट डिटेल किए, कौन से सैंपल दिए और डॉक्टर ने क्या कहा।
डॉक्टर कॉल रिपोर्ट में क्या-क्या होना चाहिए?
कम से कम तारीख, MR का नाम, टेरिटरी, डॉक्टर, स्पेशलिटी, क्लिनिक, कॉल का प्रकार, डिटेल किए गए प्रोडक्ट, दिए गए सैंपल, डॉक्टर का फीडबैक और अगली विज़िट की तारीख। हर डॉक्टर की एक पंक्ति, उन डॉक्टरों की भी जिनसे मुलाकात नहीं हुई।
DCR और MCR में क्या फर्क है?
DCR रोज भरी जाती है और उसमें हर कॉल अलग लिखी होती है। MCR (मंथली कॉल रिपोर्ट) DCR से बनने वाला महीने का सार है: डॉक्टर लिस्ट के मुकाबले कितनी कॉल हुईं, स्पेशलिटी के हिसाब से कवरेज और महीने में कितने सैंपल गए।
क्या DCR में उन डॉक्टरों को भी लिखना चाहिए जिनसे मुलाकात नहीं हुई?
हां। 'मुलाकात नहीं हुई' वाली पंक्ति दिखाती है कि MR क्लिनिक तक गया था और मैनेजर को बताती है कि दोबारा कब जाना है। इसके बिना छूटा हुआ डॉक्टर और छोड़ा हुआ डॉक्टर एक जैसे दिखते हैं।
MR से DCR समय पर कैसे भरवाएं?
हर कॉल को क्लिनिक के दरवाजे पर ही रिकॉर्ड करना आसान बनाइए, सब कुछ रात के लिए मत छोड़िए। हर कॉल के बाद एक छोटा वॉइस नोट और एक टैप से कन्फर्म करने पर रिपोर्ट उसी दिन दर्ज हो जाती है। रात 11 बजे लंबा फॉर्म भरवाने पर ऐसा आमतौर पर नहीं होता।