फील्ड स्टाफसाठी रोजचा खर्च रिपोर्ट फॉर्मेट: मोफत Excel टेम्प्लेट

रोजचा खर्च रिपोर्ट म्हणजे प्रत्येक खर्चाची एक ओळ: तारीख, कर्मचारी, वर्ग, कारण, रक्कम, पेमेंट पद्धत आणि बिलाचा फोटो, खर्च झालेल्या त्याच दिवशी पाठवलेली. फील्ड स्टाफसाठी तो महिनाअखेरच्या प्रवास खर्चाच्या क्लेमची जागा घेतो, जो आठवणीवर आणि खिशातल्या चुरगळलेल्या बिलांच्या गठ्ठ्यावरून बनवला जातो.

खालील फॉर्मेट सेल्स रिप, मेडिकल रिप्रेझेंटेटिव्ह, सर्व्हिस इंजिनिअर, सर्व्हेअर आणि रस्त्यावर पैसे खर्च करून ते परत मागणाऱ्या सर्वांना चालतो.

खर्च रिपोर्टमध्ये कोणते कॉलम हवेत

खर्चाच्या शीटचे दोन वाचक असतात: ती भरणारा कर्मचारी आणि पैसे देणारा अकाउंट्सचा माणूस. दुसऱ्याला "हो" म्हणण्यासाठी जेवढे लागते तेवढेच ठेवा.

भरलेले उदाहरण

एका सेल्स रिपचा नाशिक ते सिन्नर प्रवासाचा दिवस, शीटमध्ये जसा दिसायला हवा तसा. बिल नसलेले जेवणही कारणासह नोंदवले आहे.

दिवसाची एकूण रक्कम: ₹915. प्रत्येक ओळीला वर्ग असल्यामुळे महिनाअखेरचे चित्र (टीमचा इंधनावर किती खर्च झाला, निवासावर सर्वात जास्त खर्च कोण करतो) वेगळी कसरत न करता एका पिव्हट टेबलमध्ये मिळते.

वर्ग: कमी आणि ठरलेले ठेवा

• इंधन: कर्मचाऱ्याच्या स्वतःच्या किंवा कंपनीच्या वाहनासाठी पेट्रोल, डिझेल किंवा CNG.
• जेवण: कामानिमित्त प्रवासात केलेले जेवण.
• निवास: बाहेरगावच्या मुक्कामासाठी हॉटेल किंवा गेस्ट हाऊस.
• टोल: हायवे टोल आणि पार्किंग.
• इतर: बस किंवा रिक्षा भाडे, कुरिअर, प्रिंटिंग. नेहमी टिप्पणीसह.

तुमच्या धोरणात ठराविक डेली अलाउन्स किंवा प्रति किलोमीटर दर असेल तर तो "इतर" खाली स्वतंत्र ओळीत नोंदवा आणि किलोमीटर टिप्पणीत लिहा. प्रत्येक प्रकरणासाठी नवीन वर्ग बनवू नका.

खर्च रिपोर्ट स्वच्छ ठेवणारे नियम

1. प्रत्येक खर्चाची एक ओळ, दिवसाची नाही. "प्रवास: ₹915" तपासता येत नाही. तीन ओळी तपासता येतात.
2. रोज, त्याच दिवशी. काही तासांत नोंदवलेला खर्च अचूक असतो. महिनाअखेर नोंदवलेला अंदाज असतो.
3. बिलाचा फोटो काउंटरवरच काढा. कागदी बिले फिकी पडतात, फाटतात, हरवतात. फोटो हरवत नाही.
4. बिल नाही? तसे सांगा. "नाही" निवडा आणि टिप्पणी लिहा. मोठ्या रकमेत लपवण्यापेक्षा हे सर्वांसाठी चांगले.
5. मंजुरी हा वेगळ्या माणसासाठी वेगळा कॉलम आहे. कर्मचारी नोंद करतो; मॅनेजर किंवा अकाउंट्स टीम मंजूर करते.

मंजुरी देणाऱ्याने काय तपासावे

ओळी स्वच्छ असतील तर रोजची शीट मंजूर करायला काही मिनिटे पुरतात. चार गोष्टी पाहा:

• खर्च त्या दिवसाच्या कामाशी जुळतो का? सिन्नरचे इंधन त्याच तारखेला सिन्नरमधील भेटींशी जुळायला हवे.
• बिल आहे का, किंवा नसण्याचे कारण? बिलाशिवायच्या रोख ओळींकडे सर्वात जास्त लक्ष द्या.
• रक्कम धोरणाच्या मर्यादेत आहे का? निवास आणि जेवण तुमच्या प्रतिदिन मर्यादेशी तपासा.
• काही असामान्य मोठे आहे का? कर्मचाऱ्याला तपशील आठवत असतानाच, आत्ताच विचारा.

नेहमीच्या चुका

• महिनाअखेरचा क्लेम. तीस दिवस एका संध्याकाळी पुन्हा बनवले की गोल आकडे, हरवलेली बिले आणि वाद येतात.
• खर्च सेल्स किंवा कॉल रिपोर्टमध्ये मिसळणे. ते वेगळ्या लोकांकडे जातात. ग्राहकांसाठी डेली सेल्स रिपोर्ट आणि खर्च केलेल्या पैशांसाठी ही शीट वापरा.
• खूप जास्त वर्ग. पंधरा वर्ग असले की प्रत्येक कर्मचारी वेगळा निवडतो आणि बेरजांना काही अर्थ राहत नाही.
• मोठे खर्च उशिरा कळणे. तीन आठवड्यांनी सापडलेले ₹6,000 चे हॉटेल बिल विचारणे अवघड असते. ते त्याच दिवशी दिसायला हवे.

खरी अडचण: खर्च उशिरा नोंदवले जातात

बहुतेक फील्ड कर्मचारी खर्च रिपोर्ट टाळतात ते अवघड आहे म्हणून नाही. प्रत्येक बिल फोनवर शीटमध्ये टाइप करणे कंटाळवाणे असते, म्हणून ते महिनाअखेरीपर्यंत लांबते, आणि तोपर्यंत बिले हरवलेली असतात आणि रकमा अंदाजाने भरलेल्या असतात.

vBol मध्ये कर्मचारी खर्च झाल्याक्षणी तो नोंदवतो: बिलाचा WhatsApp फोटो आणि थोडे शब्द व्हॉइस नोटने, मराठी, हिंदी, तमिळ, उर्दू, गुजराती किंवा त्याला येईल त्या भाषेत:

vBol ती नोट ऐकून शब्दांत लिहून काढते, वर्ग, रक्कम, पेमेंट पद्धत, तारीख आणि टिप्पणी भरते आणि WhatsApp वर ती नोंद परत वाचून दाखवते, कन्फर्म किंवा फील्ड दुरुस्त करण्यासाठी बटणांसह. कर्मचाऱ्याने कन्फर्म करेपर्यंत काहीही लिहिले जात नाही. बिलाच्या फोटोसह ती ओळ तुमच्या Google Sheet, OneDrive किंवा SharePoint वरील Excel वर्कबुक, किंवा Ekatm ERP मध्ये जाते. संध्याकाळी 7 वाजता मॅनेजरला एक WhatsApp मेसेज मिळतो: काय भरले गेले आणि कोणी काहीच पाठवले नाही, आणि मोठ्या खर्चांसाठी त्या मेसेजमध्ये खूण केलेली स्वतंत्र ओळ असते, म्हणजे ते त्याच दिवशी नजरेस पडतात. मंजुरी तुमच्या अकाउंट्स टीमकडेच राहते, त्यांच्या नेहमीच्या शीटमध्ये.

कोणतेही अॅप इन्स्टॉल करायचे नाही आणि लॉगिन नाही. पहिले 30 दिवस मोफत (ट्रायलमध्ये प्रत्येक व्यक्तीसाठी रोज 5 कन्फर्म रिपोर्टपर्यंत), त्यानंतर 100 यूजरपर्यंतच्या टीमसाठी प्रति यूजर दरमहा ₹199, आणि मोठ्या टीमसाठी कस्टम प्लॅन. किंमत पाहा, किंवा वाचा मॅनेजर फील्ड स्टाफचे रोजचे रिपोर्ट कसे ट्रॅक करतात.

स्प्रेडशीटवरच राहायचे आहे का? या पानावरचे मोफत टेम्प्लेट डाउनलोड करा. त्यात वरील कॉलम, वर्ग, पेमेंट पद्धत, बिल आणि मंजुरीसाठी ड्रॉपडाउन, आणि बदलता येतील अशा तीन उदाहरण ओळी आहेत.