डेली वर्क रिपोर्ट इस बात का छोटा-सा रिकॉर्ड है कि कर्मचारी ने दिन भर क्या किया: कहाँ गया, कौन सा काम किया, काम पूरा हुआ या नहीं, और आगे क्या होना है। फील्ड स्टाफ के लिए सबसे अच्छा फॉर्मेट है हर काम या विज़िट की एक पंक्ति, और हर पंक्ति में स्थिति और अगला कदम। नीचे का फ्री Excel टेम्पलेट सेल्स, सर्विस और साइट स्टाफ, तीनों के लिए एक ही ढाँचा इस्तेमाल करता है, ताकि मैनेजर पूरी टीम को एक ही शीट में पढ़ सके।
फील्ड टीम को डेली वर्क रिपोर्ट की ज़रूरत क्यों है
जब स्टाफ डेस्क पर बैठा होता है, तो मैनेजर देख सकता है कि क्या चल रहा है। जब वही लोग शहर या ज़िले में फैले हों, तब मैनेजर के पास पूरे दिन का नज़ारा सिर्फ़ डेली रिपोर्ट से मिलता है। एक अच्छी रिपोर्ट चार सवालों के जवाब जल्दी दे देती है:
- आज कौन कहाँ काम कर रहा था?
- क्या पूरा हुआ और क्या अब भी बाकी है?
- कहाँ अटका हुआ है, और क्यों?
- कितना पैसा आया या गया?
अगर आपकी रिपोर्ट इन सवालों का जवाब फोन किए बिना नहीं देती, तो उसके कॉलम बदलने चाहिए।
डेली वर्क रिपोर्ट में क्या-क्या हो
| कॉलम | क्यों ज़रूरी है | उदाहरण |
|---|---|---|
| दिनांक | छूटे हुए दिन पकड़ने और हफ़्तों की तुलना करने के लिए। | 29-09-2026 |
| कर्मचारी | काम किसने किया। | इमरान खान |
| भूमिका | सेल्स, सर्विस, साइट या डिलीवरी। इसी से एक शीट में पूरी टीम आ जाती है। | सर्विस |
| ग्राहक / साइट | काम कहाँ हुआ। नामों की एक तय सूची रखें। | वर्मा कोल्ड स्टोरेज |
| किया गया काम | एक छोटा वाक्य, इतना साफ़ कि कोई और उस काम को आगे बढ़ा सके। | कंप्रेसर की जाँच, रिले बदला |
| स्थिति | पूरा, आंशिक या बाकी। मैनेजर सबसे पहले इसी पर फ़िल्टर लगाता है। | आंशिक |
| लगा समय | दिन कहाँ गया यह दिखता है, और काम की लागत निकालने में मदद मिलती है। | 2 घंटे |
| मात्रा / रकम | ऑर्डर के डिब्बे, लगाई गई यूनिटें, वसूले गए रुपये: काम से जो भी आँकड़ा निकले। | ₹9,600 |
| खर्च | काम पर लगा पेट्रोल, पार्ट, खाना या टोल। | ₹150 |
| समस्या / रुकावट | काम किस वजह से रुका। मैनेजर असल में यहीं मदद कर सकता है। | पार्ट स्टॉक में नहीं |
| अगला कदम | आगे क्या होगा और कब। रिपोर्ट को टू-डू सूची बना देता है। | 01-10-2026 को दोबारा जाना है |
सेल्स, सर्विस और साइट स्टाफ के उदाहरण
यही कॉलम बहुत अलग-अलग काम को कवर करते हैं। एक ही कंपनी के तीन लोगों का एक दिन ऐसा दिखता है।
सेल्स स्टाफ
रवि तय रूट पर किराना दुकानों में जाता है। उसकी पंक्तियाँ ज़्यादातर ऑर्डर और वसूली की होती हैं:
| ग्राहक | किया गया काम | स्थिति | रकम | अगला कदम |
|---|---|---|---|---|
| ओम साई किराना स्टोर्स | बिस्किट के 20 डिब्बों का ऑर्डर, पेमेंट वसूला | पूरा हुआ | ₹9,600 | बुधवार को माल पहुँचाना |
| बालाजी प्रोविज़न | मालिक नहीं मिले | बाकी है | ₹0 | शुक्रवार सुबह दोबारा जाना |
अगर आपकी टीम में ज़्यादातर सेल्स वाले हैं, तो डेली सेल्स रिपोर्ट फॉर्मेट में उत्पाद, ऑर्डर की रकम और भुगतान के तरीके के कॉलम अलग से हैं।
सर्विस टेक्नीशियन
इमरान रेफ्रिजरेशन के उपकरण ठीक करता है। उसकी पंक्तियों में खराबी, पार्ट और यह जानकारी चाहिए कि काम बंद हुआ या नहीं:
| ग्राहक | किया गया काम | स्थिति | समय | रुकावट |
|---|---|---|---|---|
| वर्मा कोल्ड स्टोरेज | कंप्रेसर की जाँच, रिले बदला | आंशिक | 2 घंटे | फैन मोटर स्टॉक में नहीं |
| होटल सागर | डीप फ़्रीज़र में गैस भरी | पूरा हुआ | 1 घंटा |
AMC और वारंटी के काम के लिए उपकरण और पार्ट के कॉलम वाला अलग सर्विस रिपोर्ट फॉर्मेट बेहतर रहता है।
साइट सुपरवाइज़र
सुरेश एक निर्माण साइट देखता है। उसकी पंक्तियाँ काम की प्रगति, मज़दूरों की गिनती और अड़चनों के बारे में होती हैं:
| साइट | किया गया काम | स्थिति | मज़दूर | रुकावट |
|---|---|---|---|---|
| टावर बी, ग्रीन पार्क | दूसरी मंज़िल की स्लैब शटरिंग का निरीक्षण | पूरा हुआ | 14 | सीमेंट देर से आया |
डेली वर्क रिपोर्ट को काम का बनाए रखने के नियम
- हर काम की एक पंक्ति, दिन का एक पैराग्राफ नहीं। "आज 6 ग्राहकों से मिला, सब ठीक" से मैनेजर को ऐसा कुछ नहीं मिलता जिसे वह जाँच सके या जिस पर कार्रवाई कर सके।
- हर पंक्ति में स्थिति। पूरा, आंशिक या बाकी। बाकी वाली पंक्तियाँ कल की प्राथमिकता सूची हैं।
- आँकड़े आँकड़ों की तरह लिखें। "करीब 10 हज़ार" नहीं, 9600 लिखिए। संख्याओं का जोड़ लग सकता है, शब्दों का नहीं।
- रुकावट का अपना कॉलम। टिप्पणी में दबी समस्या छूट जाती है।
- रिपोर्ट उसी दिन दें। दो दिन बाद लिखी रिपोर्ट अंदाज़ा होती है।
आम गलतियाँ
- रिपोर्ट में मेहनत लिखना, नतीजा नहीं। "साइट पर बहुत मेहनत की" रिपोर्ट नहीं है। "शटरिंग हो गई, कल ढलाई" रिपोर्ट है।
- हर टीम का अलग फॉर्मेट। फिर मैनेजर को तीन शीट हाथ से जोड़नी पड़ती हैं। भूमिका वाले कॉलम के साथ एक साझा फॉर्मेट इससे बचाता है।
- कोई पढ़ता ही नहीं। अगर स्टाफ को अपनी रिपोर्ट का कोई जवाब नहीं मिलता, तो वे ठीक से लिखना बंद कर देते हैं। रुकावटों पर उसी दिन जवाब दीजिए।
- छूटी हुई रिपोर्ट की जाँच नहीं। व्यस्त हफ़्ते में चुप्पी पर ध्यान नहीं जाता। एक सीधी सूची रखिए कि किसने रिपोर्ट दी और किसने नहीं।
डेली रिपोर्ट भेजना आसान बनाइए
ज़्यादातर फील्ड स्टाफ को रिपोर्ट देने से चिढ़ नहीं होती। उन्हें थके हुए दिन के अंत में फोन पर लंबी रिपोर्ट टाइप करना खलता है। इसीलिए बहुत सी डेली वर्क रिपोर्टें देर से आती हैं, या WhatsApp ग्रुप में एक धुंधली-सी लाइन बनकर। विकल्पों के बारे में और जानने के लिए पढ़ें फील्ड स्टाफ का रोज़ का काम कैसे ट्रैक करें (अंग्रेज़ी में)।
vBol के साथ स्टाफ हर काम के बाद WhatsApp पर वॉइस नोट, फोटो या लोकेशन भेजता है, अपनी भाषा में: हिंदी, मराठी, तमिल, कन्नड़, तेलुगु, गुजराती, बांग्ला, पंजाबी, मलयालम, ओड़िया, उर्दू या अंग्रेज़ी। कोई ऐप इंस्टॉल नहीं करना, कोई लॉगिन नहीं, कोई ट्रेनिंग नहीं।
vBol उसे आपकी कंपनी के फील्ड में बदलता है, उसी भाषा में वापस पढ़कर सुनाता है और हर फील्ड को कन्फ़र्म या ठीक करने के बटन देता है। कन्फ़र्म हुआ रिकॉर्ड आपकी Google Sheet, OneDrive या SharePoint की Excel वर्कबुक, या Ekatm ERP में एक पंक्ति बनकर लिखा जाता है, फोटो और GPS लोकेशन के साथ। हर शाम 7 बजे आपको एक WhatsApp मैसेज मिलता है: क्या दर्ज हुआ, किसने किया, और किस स्टाफ ने कुछ नहीं भेजा। रिकॉर्ड के प्रकार और शीट आपके साथ मिलकर Vritti सेट करती है।
पहले 30 दिन मुफ़्त (ट्रायल में हर व्यक्ति के लिए रोज़ 5 कन्फ़र्म रिपोर्ट तक), उसके बाद 100 यूज़र तक की टीम के लिए ₹199 प्रति यूज़र प्रति माह; बड़ी टीमों के लिए कस्टम प्लान। कीमत देखें।
काग़ज़ या Excel से शुरुआत करना चाहते हैं? इस पेज पर दिया फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ऊपर के कॉलम हैं, भूमिका और स्थिति के ड्रॉपडाउन हैं, और सेल्स, सर्विस और साइट के काम की एक-एक उदाहरण पंक्ति है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
डेली वर्क रिपोर्ट क्या होती है?
डेली वर्क रिपोर्ट एक छोटा रिकॉर्ड है जो कर्मचारी हर दिन के अंत में या हर काम के बाद भरता है: क्या काम किया, किसके लिए किया, कितना हुआ और आगे क्या होना है।
डेली वर्क रिपोर्ट में क्या-क्या लिखना चाहिए?
तारीख, कर्मचारी का नाम, ग्राहक या साइट, किया गया काम, स्थिति (पूरा, आंशिक या बाकी), लगा समय, मात्रा, रकम या खर्च, आई हुई समस्या और अगला कदम। उतना ही रखें जिस पर मैनेजर सच में कोई कार्रवाई करेगा।
फील्ड वर्क की डेली रिपोर्ट कैसे लिखें?
पूरे दिन का एक पैराग्राफ नहीं, हर काम या विज़िट की एक लाइन लिखें। हर लाइन में बताइए कि कहाँ गए, क्या किया, काम पूरा हुआ या नहीं, और आगे क्या होगा। जहाँ मात्रा या रकम हो, वहाँ आँकड़ा ज़रूर जोड़ें।
क्या डेली वर्क रिपोर्ट और डेली सेल्स रिपोर्ट एक ही चीज़ है?
डेली सेल्स रिपोर्ट सेल्स स्टाफ की डेली वर्क रिपोर्ट है, जिसमें ऑर्डर और वसूली के अतिरिक्त कॉलम होते हैं। यहाँ का सामान्य फॉर्मेट एक ही शीट में सेल्स, सर्विस, साइट और डिलीवरी, सभी के काम को समेट लेता है।