सर्विस रिपोर्ट फॉर्मेट इंजीनियर की हर विज़िट दर्ज करने का तय ढाँचा है: ग्राहक और साइट, उपकरण और सीरियल नंबर, शिकायत, मिली खराबी, किया गया काम, इस्तेमाल हुए पार्ट, जॉब की स्थिति और साइट पर किसने काम स्वीकार किया। शीट में हर विज़िट की एक पंक्ति रखिए, और यही फॉर्मेट ब्रेकडाउन कॉल, AMC नियमित विज़िट, इंस्टॉलेशन और वारंटी जॉब, सब पर चलता है।
इस पेज का टेम्पलेट HVAC, लिफ़्ट, RO और वॉटर प्यूरीफ़ायर, CCTV, सोलर, जनरेटर और IT हार्डवेयर की फील्ड सर्विस टीमों के लिए बना है। उपकरणों के नाम बदल दीजिए, तो यह ज़्यादातर सर्विस बिज़नेस पर बैठ जाता है।
सर्विस रिपोर्ट किसलिए होती है
अच्छी सर्विस रिपोर्ट एक साथ तीन काम करती है। अगर आपका फॉर्मेट तीनों नहीं करता, तो कहीं न कहीं कुछ रिस जाएगा।
- यह शिकायत बंद करती है। ग्राहक ने फोन किया, इंजीनियर गया, खराबी ठीक हुई या नहीं। रिपोर्ट के बिना शिकायत किसी के दिमाग में खुली पड़ी रहती है।
- यह AMC विज़िट का सबूत बनती है। कॉन्ट्रैक्ट के नवीनीकरण के वक़्त तारीख वाली, स्वीकृत विज़िटों की सूची आपकी सबसे मज़बूत दलील होती है। जिस ग्राहक को आपका आना याद नहीं, वह खुशी से रिन्यू नहीं करेगा।
- यह पार्ट का हिसाब रखती है। स्टोर से निकला हर फ़िल्टर, कैपेसिटर या हार्ड डिस्क किसी ग्राहक और सीरियल नंबर के आगे दिखना चाहिए, चाहे आप उसका बिल बनाएं या नहीं।
सर्विस रिपोर्ट के कॉलम
सिर्फ़ वही रखिए जिस पर दफ़्तर में कोई फ़िल्टर लगाएगा। हर अतिरिक्त कॉलम का मतलब है छत पर आउटडोर यूनिट के पास खड़े इंजीनियर को एक चीज़ और भरनी पड़ेगी।
| कॉलम | क्यों ज़रूरी है | उदाहरण |
|---|---|---|
| दिनांक | AMC का शेड्यूल और रिस्पॉन्स टाइम दिनों में नापे जाते हैं। | 29-09-2026 |
| जॉब / शिकायत नं. | एक ही शिकायत की बार-बार की विज़िटों को जोड़ता है। इसके बिना तीन विज़िट लेने वाला एक जॉब तीन जॉब जैसा दिखता है। | SR-2291 |
| इंजीनियर | कौन गया। काम के बोझ और बार-बार आने वाली खराबी के सवालों के लिए ज़रूरी। | इमरान खान |
| ग्राहक और साइट | कई ग्राहकों की एक से ज़्यादा साइटें होती हैं। दोनों लिखिए। | ग्रीन पार्क को-ऑप सोसाइटी, इंदिरा नगर |
| उपकरण और सीरियल नं. | सबसे ज़्यादा छोड़ा जाने वाला कॉलम, और वही हर मशीन का इतिहास बनाता है। | RO प्लांट 500 LPH · RO5-10392 |
| विज़िट का प्रकार | ब्रेकडाउन, AMC नियमित सर्विस, इंस्टॉलेशन या वारंटी। पैसे वाला काम और कॉन्ट्रैक्ट वाला काम अलग करता है। | AMC नियमित सर्विस |
| बताई गई शिकायत | ग्राहक ने क्या कहा, उसके अपने शब्दों में। | OT-2 का AC ठंडा नहीं कर रहा |
| मिली खराबी | इंजीनियर को असल में क्या मिला। अक्सर शिकायत से अलग होता है। | फ्लेयर नट पर गैस लीक |
| किया गया काम | इस विज़िट में क्या हुआ, एक लाइन में। | फ्लेयर दोबारा बनाया, गैस भरी |
| इस्तेमाल हुए पार्ट | पार्ट और मात्रा। बिलिंग और स्टोर के मिलान में काम आता है। | R32 गैस 0.6 किलो |
| स्थिति | पूरा, आंशिक या बाकी। सर्विस मैनेजर सबसे पहले यही कॉलम पढ़ता है। | पूरा हुआ |
| साइट पर समय | दिखाता है कि कौन से जॉब और कौन से इंजीनियर ज़रूरत से ज़्यादा समय लेते हैं। | 75 मिनट |
| किसने काम स्वीकार किया | साइट पर जिस व्यक्ति ने काम स्वीकार किया, उसका नाम। | श्रीमती मिश्रा (सचिव) |
| अगली कार्रवाई | जो "पूरा हुआ" नहीं है, उसके लिए: आगे क्या होगा और कब तक। | 01-10-2026 को HDD लेकर दोबारा आना |
एक भरा हुआ उदाहरण
एक इंजीनियर का दिन शीट में ऐसा दिखना चाहिए। तीसरी पंक्ति देखिए: जिस विज़िट में शिकायत बंद नहीं हुई, उसकी भी पंक्ति है, वजह और अगले कदम के साथ।
| जॉब नं. | ग्राहक | उपकरण | मिली खराबी | पार्ट | स्थिति | अगली कार्रवाई |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SR-2291 | साई कृपा नर्सिंग होम | स्प्लिट AC 1.5 टन | फ्लेयर नट पर गैस लीक | R32 0.6 किलो | पूरा हुआ | कुछ नहीं |
| AMC-0417 | ग्रीन पार्क को-ऑप सोसाइटी | RO प्लांट 500 LPH | प्री-फ़िल्टर जाम | कार्ट्रिज × 2 | पूरा हुआ | अगली AMC 29-12-2026 |
| SR-2298 | मेट्रो मार्ट सुपरस्टोर | DVR 16 चैनल | हार्ड डिस्क खराब | इंतज़ार में | बाकी है | 01-10-2026 को HDD लेकर आना |
स्थिति = "बाकी है" पर फ़िल्टर लगाइए, तो सर्विस मैनेजर को कल की फॉलो-अप सूची मिल जाती है। सीरियल नंबर पर फ़िल्टर लगाइए, तो एक मशीन का पूरा इतिहास मिल जाता है।
ब्रेकडाउन कॉल और AMC विज़िट
ब्रेकडाउन या शिकायत की कॉल
ग्राहक ने समस्या बताई। यहाँ शिकायत और खराबी के बीच का फ़र्क मायने रखता है: "ठंडा नहीं कर रहा" का मतलब गैस कम होना, कैपेसिटर खराब होना या MCB ट्रिप होना, कुछ भी हो सकता है। असली खराबी दर्ज करने से ही आप खराब पार्ट के किसी बैच को पकड़ पाते हैं, या ऐसे इंजीनियर को जो हर बार ठीक करने की जगह बदल देता है।
AMC नियमित विज़िट
किसी ने शिकायत नहीं की; विज़िट कॉन्ट्रैक्ट से तय है। दर्ज कीजिए कि क्या जाँचा गया, क्या साफ़ या बदला गया, और अगली तारीख क्या है। अगर आपका AMC साल में चार विज़िट का वादा करता है, तो शीट को हर मशीन की चार तारीख वाली पंक्तियाँ दिखा पाना चाहिए, हर एक में काम की स्वीकृति के साथ।
सुझाव: जिन टीमों में AMC का काम ज़्यादा है, वे एक "की गई जाँचें" कॉलम जोड़ लें, जिसमें आपके उपकरण की छोटी तय सूची हो, जैसे फ़िल्टर, गैस प्रेशर, अर्थिंग, बैटरी। इसे इतना छोटा रखिए कि इंजीनियर सच में भरें।
सर्विस रिपोर्ट को काम का बनाए रखने के सात नियम
- हर विज़िट की एक पंक्ति। जिस जॉब में कई विज़िट लगें, उसमें शिकायत नंबर दोहराइए।
- सीरियल नंबर हमेशा। जब उनके पास ग्यारह AC हों, तब "साई कृपा का AC" काफ़ी नहीं है।
- शिकायत और खराबी अलग रखें। ग्राहक ने क्या कहा और इंजीनियर को क्या मिला, ये दो अलग तथ्य हैं।
- स्थिति और विज़िट के प्रकार के लिए तय विकल्प। "पूरा / आंशिक / बाकी" पर फ़िल्टर लगता है। "लगभग हो गया, देख लेंगे" पर नहीं। टेम्पलेट में इसके लिए ड्रॉपडाउन हैं।
- पार्ट मात्रा के साथ। "गैस भरी" से स्टोर को पता नहीं चलता कि सिलेंडर से कितनी गैस गई।
- हर खुले जॉब की अगली कार्रवाई। बिना तारीख का "बाकी है" वह शिकायत है जो और नाराज़ होकर लौटेगी।
- काम स्वीकार करने वाले का नाम लिखिए। काग़ज़ के जॉब कार्ड पर दस्तख़त ठीक हैं; नाम शीट में भी लिख लीजिए ताकि बाद में मिल सके।
आम गलतियाँ
- सिर्फ़ बंद हुए जॉब की रिपोर्ट। इंजीनियर वे विज़िट छोड़ देते हैं जो बुरी गईं। आपको सबसे ज़्यादा वही देखनी होती हैं।
- काग़ज़ के जॉब कार्ड जो दफ़्तर पहुँचते ही नहीं। वे भीग जाते हैं, खो जाते हैं, या हफ़्ते भर बाद एक गड्डी बनाकर जमा होते हैं। तब तक किसी को याद नहीं रहता कि कौन सा पार्ट कहाँ लगा।
- WhatsApp ग्रुप में फोटो। सबूत के तौर पर काम आती हैं, पर उन्हें खोजा नहीं जा सकता। एक महीने बाद किसी एक सीरियल नंबर की फोटो ढूँढने के लिए सैकड़ों मैसेज स्क्रॉल करने पड़ते हैं। WhatsApp पर फील्ड रिपोर्ट लेने के इससे बेहतर तरीके हैं।
- दिन के अंत में टाइपिंग। छह कॉल निपटाने वाला इंजीनियर रात 10 बजे याद से उनमें से तीन ही टाइप करता है।
इंजीनियरों से हर विज़िट की रिपोर्ट लेना
फॉर्मेट आसान हिस्सा है। मुश्किल यह है कि गर्म छत पर जॉब निपटाता इंजीनियर अगली कॉल पर पहुँचना चाहता है, फोन पर चौदह फील्ड टाइप करना नहीं।
vBol इसीलिए है। इंजीनियर एक WhatsApp नंबर कॉन्टैक्ट की तरह सेव करता है और साइट छोड़ने से पहले एक छोटा वॉइस नोट और काम की फोटो भेज देता है, हिंदी, मराठी, तमिल, कन्नड़, तेलुगु या जो भी भाषा वह बोलता है:
vBol उसे टेक्स्ट में बदलता है, आपके सर्विस जॉब रिकॉर्ड के फील्ड (ग्राहक, उपकरण, शिकायत, किया गया काम, इस्तेमाल हुए पार्ट, स्थिति, साइट पर समय) भरता है और इंजीनियर की भाषा में WhatsApp पर रिकॉर्ड वापस पढ़कर सुनाता है, कन्फ़र्म या ठीक करने के बटन के साथ। कन्फ़र्म होने तक कुछ नहीं लिखा जाता। कन्फ़र्म हुई पंक्ति आपकी Google Sheet, OneDrive या SharePoint की Excel वर्कबुक, या Ekatm ERP में जाती है, फोटो और लोकेशन के साथ।
शाम 7 बजे सर्विस मैनेजर को एक WhatsApp मैसेज मिलता है: कौन से जॉब दर्ज हुए, किसने किए, और आज किन इंजीनियरों ने कुछ नहीं भेजा। कोई ऐप इंस्टॉल नहीं करना और कोई ट्रेनिंग नहीं; रिकॉर्ड का प्रकार और शीट Vritti आपके साथ मिलकर सेट करती है। पहले 30 दिन मुफ़्त (ट्रायल में हर व्यक्ति के लिए रोज़ 5 कन्फ़र्म रिपोर्ट तक), उसके बाद 100 यूज़र तक की टीम के लिए ₹199 प्रति यूज़र प्रति माह, बड़ी टीमों के लिए कस्टम प्लान। कीमत देखें, या पढ़िए फील्ड सर्विस और AMC रिपोर्टिंग की गाइड (अंग्रेज़ी में)।
स्प्रेडशीट पर ही रहना चाहते हैं? इस पेज पर दिया फ्री टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ऊपर के कॉलम हैं, विज़िट के प्रकार और स्थिति के ड्रॉपडाउन हैं, और तीन उदाहरण पंक्तियाँ हैं जिन पर आप अपना डेटा लिख सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सर्विस रिपोर्ट क्या होती है?
सर्विस रिपोर्ट इंजीनियर या टेक्नीशियन का एक सर्विस विज़िट का रिकॉर्ड है: ग्राहक और साइट, उपकरण और सीरियल नंबर, शिकायत, मिली खराबी, किया गया काम, इस्तेमाल हुए पार्ट, जॉब बंद हुआ या नहीं, और साइट पर किसने काम स्वीकार किया।
AMC सर्विस रिपोर्ट में क्या-क्या होना चाहिए?
वही मूल फील्ड जो किसी भी सर्विस रिपोर्ट में होते हैं, साथ में AMC कॉन्ट्रैक्ट या विज़िट नंबर और उस विज़िट में की गई नियमित जाँचें। तारीख और ग्राहक की स्वीकृति सबसे ज़रूरी हैं, क्योंकि वही साबित करती हैं कि तय AMC विज़िट सच में हुई।
जॉब कार्ड और सर्विस रिपोर्ट में क्या फ़र्क है?
जॉब कार्ड आमतौर पर वह काग़ज़ की पर्ची होती है जो इंजीनियर साथ रखता है और साइट पर साइन करवाता है। सर्विस रिपोर्ट वह रिकॉर्ड है जो दफ़्तर उस विज़िट का रखता है, बेहतर हो तो शीट में हर विज़िट की एक पंक्ति, ताकि शिकायतें, पार्ट और AMC विज़िट सारे ग्राहकों में ट्रैक हो सकें।
सर्विस रिपोर्ट हर विज़िट की एक पंक्ति हो या हर शिकायत की?
हर विज़िट की एक पंक्ति, और शिकायत नंबर हर बार दोहराया जाए। जिस शिकायत पर तीन विज़िट लगीं, उसकी तीन पंक्तियाँ दिखेंगी, और बार-बार लगने वाली विज़िट और पार्ट के इंतज़ार को पकड़ने का यही तरीका है।
इंजीनियरों से सर्विस रिपोर्ट समय पर कैसे भरवाएं?
रिपोर्ट को साइट से निकलने के काम का हिस्सा बनाइए, शाम का काम नहीं। अगली कॉल पर जाने से पहले भेजा गया छोटा वॉइस नोट या फोटो हो जाता है; रात को टाइप किया गया लंबा फॉर्म अक्सर नहीं होता।