सर्व्हिस रिपोर्ट फॉर्मेट म्हणजे इंजिनिअरच्या प्रत्येक भेटीची नोंद करण्यासाठी ठरलेली मांडणी: ग्राहक आणि साइट, उपकरण आणि सिरीयल नंबर, तक्रार, आढळलेला बिघाड, केलेले काम, वापरलेले पार्ट, जॉबची स्थिती आणि साइटवर कोणी सही केली. शीटमध्ये प्रत्येक भेटीची एक ओळ वापरा, आणि तोच फॉर्मेट ब्रेकडाउन कॉल, AMC नियमित भेटी, इन्स्टॉलेशन आणि वॉरंटी जॉबसाठी चालतो.
या पानावरचे टेम्प्लेट HVAC, लिफ्ट, RO आणि वॉटर प्युरिफायर, CCTV, सोलर, जनरेटर आणि IT हार्डवेअर क्षेत्रातील फील्ड सर्व्हिस टीमसाठी बनवले आहे. उपकरणांची नावे बदलली की ते बहुतेक सर्व्हिस व्यवसायांना बसते.
सर्व्हिस रिपोर्ट कशासाठी
चांगला सर्व्हिस रिपोर्ट एकाच वेळी तीन कामे करतो. तुमचा फॉर्मेट तिन्ही करत नसेल तर कुठेतरी गळती होईल.
- तक्रार बंद करतो. ग्राहकाने फोन केला, इंजिनिअर गेला, बिघाड दुरुस्त झाला किंवा नाही. रिपोर्ट नसेल तर तक्रार कोणाच्या तरी डोक्यातच उघडी राहते.
- AMC भेटीचा पुरावा देतो. करार नूतनीकरणाला येतो तेव्हा तारखेसह आणि सही घेतलेल्या भेटींची यादी हा तुमचा सर्वात मजबूत मुद्दा असतो. तुम्ही आल्याचे ज्याला आठवत नाही तो ग्राहक आनंदाने नूतनीकरण करत नाही.
- पार्टचा हिशोब ठेवतो. स्टोअरमधून निघालेला प्रत्येक फिल्टर, कॅपेसिटर किंवा हार्ड डिस्क एखाद्या ग्राहकाच्या आणि सिरीयल नंबरच्या नावावर दिसायला हवा, तुम्ही त्याचे बिल करा किंवा न करा.
सर्व्हिस रिपोर्टमध्ये कोणते कॉलम हवेत
ऑफिसमध्ये कोणीतरी फिल्टर लावेल तेवढेच ठेवा. प्रत्येक जादा कॉलम म्हणजे गच्चीवर आउटडोअर युनिटशेजारी उभ्या इंजिनिअरला भरावी लागणारी आणखी एक गोष्ट.
| कॉलम | का महत्त्वाचा | उदाहरण |
|---|---|---|
| तारीख | AMC वेळापत्रक आणि प्रतिसादाचा वेळ दिवसांत मोजला जातो. | 29-09-2026 |
| जॉब / तक्रार क्र. | एकाच तक्रारीच्या पुन्हा झालेल्या भेटी जोडतो. तो नसेल तर तीन भेटी लागलेला जॉब तीन जॉबसारखा दिसतो. | SR-2291 |
| इंजिनिअर | कोण गेला. कामाचा भार आणि वारंवार येणाऱ्या बिघाडांच्या प्रश्नांसाठी हवा. | इम्रान शेख |
| ग्राहक आणि साइट | अनेक ग्राहकांच्या अनेक साइट असतात. दोन्ही नोंदवा. | ग्रीन पार्क को-ऑप सोसायटी, बाणेर |
| उपकरण आणि सिरीयल क्र. | सर्वात जास्त वेळा वगळला जाणारा कॉलम, आणि प्रत्येक मशीनचा इतिहास मिळवून देणारा कॉलम. | RO प्लांट 500 LPH · RO5-10392 |
| भेटीचा प्रकार | ब्रेकडाउन, AMC नियमित सर्व्हिस, इन्स्टॉलेशन किंवा वॉरंटी. पैसे घेऊन केलेले काम आणि कराराखालील काम वेगळे करता येते. | AMC नियमित सर्व्हिस |
| नोंदवलेली तक्रार | ग्राहक जे म्हणाला, त्याच्या शब्दांत. | OT-2 मधील AC थंड होत नाही |
| आढळलेला बिघाड | इंजिनिअरला प्रत्यक्षात काय आढळले. अनेकदा तक्रारीपेक्षा वेगळे असते. | फ्लेअर नटजवळ गॅस गळती |
| केलेले काम | या भेटीत काय केले, एका ओळीत. | फ्लेअर पुन्हा केला, गॅस भरला |
| वापरलेले पार्ट | पार्ट आणि प्रमाण. बिलिंग आणि स्टोअरचा हिशोब जुळवायला उपयोगी. | R32 गॅस ०.६ किलो |
| स्थिती | पूर्ण, अर्धवट किंवा प्रलंबित. सर्व्हिस मॅनेजर सर्वात आधी हाच कॉलम वाचतो. | पूर्ण |
| साइटवरील वेळ | कोणते जॉब आणि इंजिनिअर जास्त वेळ घेतात ते दिसते. | ७५ मिनिटे |
| सही करणारी व्यक्ती | साइटवर काम मान्य करून सही करणाऱ्या व्यक्तीचे नाव. | सौ. जोशी (सेक्रेटरी) |
| पुढची कृती | "पूर्ण" नसलेल्या प्रत्येक जॉबसाठी: पुढे काय आणि केव्हापर्यंत. | 01-10-2026 ला HDD घेऊन परत येणे |
भरलेले उदाहरण
एका इंजिनिअरचा एक दिवस शीटमध्ये असा दिसायला हवा. तिसरी ओळ पाहा: तक्रार बंद न करणाऱ्या भेटीलाही कारण आणि पुढच्या कृतीसह ओळ मिळते.
| जॉब क्र. | ग्राहक | उपकरण | आढळलेला बिघाड | पार्ट | स्थिती | पुढची कृती |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SR-2291 | साई कृपा नर्सिंग होम | स्प्लिट AC १.५ टन | फ्लेअर नटजवळ गॅस गळती | R32 ०.६ किलो | पूर्ण | काही नाही |
| AMC-0417 | ग्रीन पार्क को-ऑप सोसायटी | RO प्लांट 500 LPH | प्री-फिल्टर चोक | कार्ट्रिज × २ | पूर्ण | पुढची AMC 29-12-2026 |
| SR-2298 | मेट्रो मार्ट सुपरस्टोअर | DVR १६ चॅनेल | हार्ड डिस्क खराब | मागवली आहे | प्रलंबित | 01-10-2026 ला HDD सह परत |
स्थिती = प्रलंबित असा फिल्टर लावला की सर्व्हिस मॅनेजरला उद्याची फॉलो-अप यादी मिळते. सिरीयल नंबरवर फिल्टर लावला की एका मशीनचा संपूर्ण इतिहास मिळतो.
ब्रेकडाउन कॉल आणि AMC भेटी
ब्रेकडाउन किंवा तक्रारीचा कॉल
ग्राहकाने समस्या कळवली आहे. महत्त्वाचे म्हणजे तक्रार आणि प्रत्यक्ष बिघाड यातील अंतर: "थंड होत नाही" म्हणजे गॅस कमी असणे, कॅपेसिटर खराब असणे किंवा MCB ट्रिप होणे यापैकी काहीही असू शकते. प्रत्यक्ष बिघाड नोंदवला की खराब पार्टचा एखादा बॅच किंवा दुरुस्तीऐवजी नेहमी बदलणारा इंजिनिअर ओळखता येतो.
AMC नियमित भेट
कोणीही तक्रार केलेली नाही; भेट कराराप्रमाणे ठरलेली आहे. काय तपासले, काय साफ केले किंवा बदलले आणि पुढची देय तारीख कोणती हे नोंदवा. तुमचा AMC वर्षाला चार भेटींचे आश्वासन देत असेल तर शीटमध्ये प्रत्येक मशीनसाठी तारखेसह आणि सहीसह चार ओळी दिसायला हव्यात.
टीप: ज्या टीमकडे AMC चे काम जास्त आहे त्यांनी "केलेल्या तपासण्या" हा एक कॉलम जोडावा, ज्यात तुमच्या उपकरणांसाठी लहान ठरलेली यादी असेल, जसे फिल्टर, गॅस प्रेशर, अर्थिंग, बॅटरी. ती इतकी लहान ठेवा की इंजिनिअर ती खरोखर भरतील.
सर्व्हिस रिपोर्ट उपयोगी ठेवणारे सात नियम
- प्रत्येक भेटीची एक ओळ. जॉबसाठी अनेक भेटी लागल्या तर तक्रार क्रमांक पुन्हा लिहा.
- नेहमी सिरीयल नंबर. ज्यांच्याकडे अकरा AC आहेत त्यांच्यासाठी "साई कृपा मधला AC" पुरेसे नाही.
- तक्रार आणि बिघाड वेगळे ठेवा. ग्राहक काय म्हणाला आणि इंजिनिअरला काय आढळले या दोन वेगळ्या गोष्टी आहेत.
- स्थिती आणि भेटीच्या प्रकारासाठी ठरलेले पर्याय. "पूर्ण / अर्धवट / प्रलंबित" वर फिल्टर लावता येतो. "जवळपास झाले, बघतो" वर नाही. टेम्प्लेटमध्ये ड्रॉपडाउन दिले आहेत.
- पार्ट प्रमाणासह. "गॅस भरला" यातून सिलिंडरमधून किती गॅस गेला ते स्टोअरला कळत नाही.
- प्रत्येक उघड्या जॉबसाठी पुढची कृती. तारीख नसलेला प्रलंबित जॉब म्हणजे अधिक चिडून परत येणारी तक्रार.
- सही करणाऱ्याचे नाव नोंदवा. कागदी जॉब कार्डवरची सही ठीक आहे; पण नाव शीटमध्येही लिहा, म्हणजे नंतर शोधता येते.
नेहमीच्या चुका
- फक्त बंद झालेल्या जॉबचे रिपोर्ट. जी भेट वाईट गेली ती इंजिनिअर वगळतात. पण तीच तुम्हाला सर्वात जास्त पाहायची असते.
- ऑफिसपर्यंत न पोहोचणारी कागदी जॉब कार्डे. ती भिजतात, हरवतात किंवा आठवडाभर उशिरा गठ्ठ्याने जमा होतात. तोपर्यंत कोणता पार्ट कुठे गेला ते कोणालाच आठवत नाही.
- WhatsApp ग्रुपमधील फोटो. पुराव्यासाठी उपयोगी, पण शोधता येत नाहीत. महिन्याभराने एका सिरीयल नंबरचा फोटो शोधताना शेकडो मेसेज स्क्रोल करावे लागतात. WhatsApp वर फील्ड रिपोर्ट गोळा करण्याचे यापेक्षा चांगले मार्ग आहेत.
- दिवसाच्या शेवटी टाइप करणे. सहा कॉल केलेला इंजिनिअर रात्री १० वाजता आठवणीवर त्यापैकी तीन टाइप करतो.
इंजिनिअरकडून प्रत्येक भेटीचा रिपोर्ट मिळवणे
फॉर्मेट ही सोपी गोष्ट आहे. अवघड गोष्ट अशी की उन्हात गच्चीवर काम संपवलेल्या इंजिनिअरला पुढच्या कॉलला जायचे असते, फोनवर चौदा फील्ड टाइप करायची नसतात.
यासाठीच vBol आहे. इंजिनिअर एक WhatsApp नंबर कॉन्टॅक्ट म्हणून सेव्ह करतो, आणि साइटवरून निघण्यापूर्वी मराठी, हिंदी, तमिळ, कन्नड, तेलुगू किंवा त्याला येईल त्या भाषेत छोटी व्हॉइस नोट आणि कामाचा फोटो पाठवतो:
vBol व्हॉइस नोट शब्दांत उतरवते, तुमच्या सर्व्हिस जॉब रेकॉर्डची फील्ड (ग्राहक, उपकरण, तक्रार, केलेले काम, वापरलेले पार्ट, स्थिती, साइटवरील वेळ) भरते आणि इंजिनिअरच्या भाषेत WhatsApp वर ती नोंद परत वाचून दाखवते, कन्फर्म करण्यासाठी किंवा एखादे फील्ड दुरुस्त करण्यासाठी बटणांसह. इंजिनिअरने कन्फर्म करेपर्यंत काहीही लिहिले जात नाही. कन्फर्म झालेली ओळ तुमच्या Google Sheet, OneDrive किंवा SharePoint वरील Excel वर्कबुक, किंवा Ekatm ERP मध्ये फोटो आणि लोकेशनसह जाते.
संध्याकाळी ७ वाजता सर्व्हिस मॅनेजरला एक WhatsApp मेसेज मिळतो: कोणते जॉब भरले गेले, कोणी भरले आणि आज कोणत्या इंजिनिअरनी काहीच पाठवले नाही. कोणतेही ॲप इन्स्टॉल करायचे नाही आणि प्रशिक्षणाची गरज नाही; रेकॉर्ड प्रकार आणि शीट Vritti तुमच्यासोबत सेट करते. पहिले 30 दिवस मोफत (ट्रायलमध्ये प्रत्येक व्यक्तीसाठी रोज 5 कन्फर्म रिपोर्टपर्यंत), त्यानंतर 100 यूजरपर्यंतच्या टीमसाठी प्रति यूजर दरमहा ₹199, आणि मोठ्या टीमसाठी कस्टम प्लॅन. किंमत पाहा, किंवा वाचा फील्ड सर्व्हिस आणि AMC रिपोर्टिंग मार्गदर्शक.
स्प्रेडशीटवरच राहायचे आहे का? या पानावरचे मोफत टेम्प्लेट डाउनलोड करा. त्यात वरील कॉलम, भेटीचा प्रकार आणि स्थितीसाठी ड्रॉपडाउन, आणि बदलता येतील अशा तीन उदाहरण ओळी आहेत.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
सर्व्हिस रिपोर्ट म्हणजे काय?
सर्व्हिस रिपोर्ट म्हणजे इंजिनिअर किंवा टेक्निशियन एका सर्व्हिस भेटीची करतो ती नोंद: ग्राहक आणि साइट, उपकरण आणि सिरीयल नंबर, तक्रार, आढळलेला बिघाड, केलेले काम, वापरलेले पार्ट, जॉब बंद झाला का, आणि साइटवर कोणी सही केली.
AMC सर्व्हिस रिपोर्टमध्ये काय असावे?
इतर कोणत्याही सर्व्हिस रिपोर्टसारखीच मुख्य फील्ड, शिवाय AMC करार किंवा भेट क्रमांक आणि त्या भेटीत केलेल्या नियमित तपासण्या. तारीख आणि ग्राहकाची सही सर्वात महत्त्वाची, कारण ठरलेली AMC भेट प्रत्यक्ष झाली याचा तोच पुरावा असतो.
जॉब कार्ड आणि सर्व्हिस रिपोर्ट यात फरक काय?
जॉब कार्ड म्हणजे साधारणपणे इंजिनिअर सोबत नेतो तो कागदी चिठ्ठा, जो साइटवर सही करून घेतला जातो. सर्व्हिस रिपोर्ट म्हणजे त्या भेटीची ऑफिसमध्ये ठेवली जाणारी नोंद, शक्यतो शीटमध्ये प्रत्येक भेटीची एक ओळ, जेणेकरून तक्रारी, पार्ट आणि AMC भेटी सर्व ग्राहकांमध्ये तपासता येतात.
सर्व्हिस रिपोर्टमध्ये प्रत्येक भेटीची एक ओळ असावी की प्रत्येक तक्रारीची?
प्रत्येक भेटीची एक ओळ, आणि तक्रार क्रमांक पुन्हा लिहा. तीन भेटी लागलेली तक्रार तीन ओळींत दिसते, आणि पुन्हा पुन्हा जावे लागलेल्या भेटी आणि पार्टची वाट पाहणारे जॉब पाहण्यासाठी नेमके तेच हवे असते.
इंजिनिअरकडून सर्व्हिस रिपोर्ट वेळेवर कसे मिळवायचे?
रिपोर्ट देणे साइटवरून निघतानाच्या कामाचा भाग बनवा, संध्याकाळचे काम नको. पुढच्या कॉलला जाण्यापूर्वी छोटी व्हॉइस नोट किंवा फोटो पाठवणे जमते; रात्री टाइप करायचा मोठा फॉर्म बहुतेक वेळा भरला जात नाही.