सेल्स व्हिजिट रिपोर्ट (याला कस्टमर व्हिजिट रिपोर्ट किंवा फील्ड व्हिजिट रिपोर्टही म्हणतात) म्हणजे सेल्स प्रतिनिधी आणि ग्राहक यांच्यातील एका भेटीची नोंद: तो कोणाला भेटला, कशासाठी, काय घडले आणि पुढे काय. चांगला फॉर्मेट स्प्रेडशीटच्या एका ओळीत बसतो आणि भरायला एका मिनिटाहून कमी वेळ लागतो. खालील टेम्प्लेट मोफत डाउनलोड करता येते आणि डीलर भेटी, किरकोळ दुकानांना भेटी आणि B2B मीटिंगसाठी चालते.
सेल्स व्हिजिट रिपोर्ट कशासाठी
मॅनेजर व्हिजिट रिपोर्ट तीन कामांसाठी वापरतात, आणि फॉर्मेटने तिन्ही गरजा पूर्ण करायला हव्यात:
- फॉलो-अप. प्रत्येक भेटीचा शेवट पुढच्या कृतीने व्हायला हवा. ती कृती हरवू नये म्हणून रिपोर्टमध्ये लिहिली जाते.
- कव्हरेज. या महिन्यात कोणत्या ग्राहकांना भेट झाली आणि कोणाला नाही.
- बाजारपेठेची माहिती. ग्राहक काय मागत आहेत, स्पर्धक काय देत आहेत आणि ऑर्डर का गमावली.
WhatsApp चॅटमध्ये परिच्छेदाच्या स्वरूपात आलेला रिपोर्ट यापैकी काहीच नीट करत नाही, कारण परिच्छेदावर फिल्टर लावता येत नाही आणि तो मोजता येत नाही. ठरलेले कॉलम हे करू शकतात.
कस्टमर व्हिजिट रिपोर्टमधील फील्ड
| फील्ड | का महत्त्वाचे | उदाहरण |
|---|---|---|
| तारीख | भेट केव्हा झाली. कव्हरेज आणि रिपोर्ट न आलेले दिवस तपासण्यासाठी हवी. | 29-09-2026 |
| सेल्स प्रतिनिधी | भेट कोणी दिली. प्रतिनिधींची तुलना आणि अकाउंट दुसऱ्याकडे सोपवण्यासाठी. | प्रिया कुलकर्णी |
| ग्राहक | दुकान, डीलर किंवा कंपनी. नाव नेहमी एकाच पद्धतीने लिहा. | श्री गणेश हार्डवेअर |
| कोणाला भेटले | मालक, खरेदी मॅनेजर किंवा कर्मचारी. "दुकानाला" भेट म्हणजे निर्णय घेणाऱ्या व्यक्तीशी भेट नव्हे. | श्री. जोशी (मालक) |
| भेटीचा उद्देश | प्रतिनिधी का गेला: नवीन लीड, ऑर्डर, फॉलो-अप, वसुली, तक्रार. | ऑर्डर |
| निकाल | प्रत्यक्षात काय घडले. मॅनेजर सर्वात आधी याच कॉलमवर फिल्टर लावतात. | ऑर्डर मिळाली |
| प्रमाण | ऑर्डर किंवा डिलिव्हर केलेले नग किंवा बॉक्स, साध्या आकड्यात. | ४० |
| वसूल केलेली रक्कम | मिळालेले पेमेंट रुपयांत, ऑर्डरच्या रकमेपासून वेगळे. | ₹१८,००० |
| स्पर्धक | शेल्फवर किंवा कोटेशनमध्ये कोणता दुसरा ब्रँड आणि कोणत्या दराने. | स्थानिक ब्रँड कमी दराने |
| पुढची कृती आणि तारीख | रिपोर्टचे रूपांतर तपासता येणाऱ्या फॉलो-अप यादीत करते. | शुक्रवारपर्यंत डिलिव्हरी · 13-10-2026 |
| लोकेशन | एरिया किंवा GPS पिन. भेटीची खातरजमा होते आणि रूट आखायला मदत होते. | कोथरूड, पुणे |
| नोंदी | इतर कुठेही न बसणारे काही. छोटे ठेवा. | नवीन किंमत यादी हवी आहे |
उद्देश आणि निकाल हे मुद्दाम दोन वेगळे कॉलम आहेत. वसुलीसाठी गेलेला आणि ऑर्डर घेऊन परतलेला प्रतिनिधी, आणि विक्रीसाठी गेलेला आणि तक्रार घेऊन परतलेला प्रतिनिधी, यांची कहाणी वेगळी असते.
भरलेले उदाहरण
प्रिया पुण्यात हार्डवेअर डीलरना भेटणारी सेल्स एक्झिक्युटिव्ह आहे. तिची एक सकाळ:
| ग्राहक | उद्देश | निकाल | प्रमाण | वसुली | पुढची कृती |
|---|---|---|---|---|---|
| श्री गणेश हार्डवेअर | ऑर्डर | ऑर्डर मिळाली | ४० | ₹१८,००० | शुक्रवारपर्यंत डिलिव्हरी |
| साई एंटरप्रायझेस | नवीन लीड | फॉलो-अप | ० | ₹० | 03-10-2026 पर्यंत सॅम्पल आणि रेट कार्ड पाठवणे |
| महालक्ष्मी ट्रेडर्स | वसुली | भेट झाली नाही | ० | ₹० | पुढच्या भेटीआधी अकाउंटंटला फोन |
तीनपैकी दोन भेटींतून पैसे आले नाहीत, तरी दोन्ही ओळी ठेवण्यासारख्या आहेत. साई एंटरप्रायझेसची ओळ सांगते की वारजेमध्ये स्पर्धक तुमच्यापेक्षा कमी दर देत आहे. महालक्ष्मीची ओळ सांगते की वसुली कुठे आणि का अडली आहे.
उपयोगी व्हिजिट रिपोर्ट कसा लिहावा
- एका भेटीचा एक रिपोर्ट. तीन ग्राहक एका नोंदीत मिसळू नका. नंतर एका ग्राहकाचा इतिहास शोधावा लागतो.
- उद्देश आणि निकालासाठी ठरलेले पर्याय. "ऑर्डर / फॉलो-अप / रस नाही / भेट झाली नाही / तक्रार" मोजता येते. "चांगली भेट झाली, कळवतो" मोजता येत नाही.
- पुढची पायरी तारखेसह कृती म्हणून लिहा. "03-10-2026 पर्यंत रेट कार्ड पाठवणे" हे काम आहे. "फॉलो-अप करेन" हे नाही.
- कोणाला भेटलात ते नोंदवा. तीन भेटींमध्ये फक्त काउंटरवरचा माणूस भेटला असेल तर त्या अकाउंटशी अजून खरा संबंध जुळलेला नाही.
- स्पर्धक थोडक्यात नोंदवा. ब्रँड, प्रॉडक्ट आणि कळला असेल तर दर. महिनाभरात ही तुमची सर्वात उपयुक्त बाजारपेठ माहिती बनते.
- भेटीनंतर लगेच भरा. दिवसाला आठ ग्राहक भेटणाऱ्या प्रतिनिधीचा तपशील झपाट्याने विसरला जातो.
नेहमीच्या चुका
- फक्त यशस्वी भेटींचा रिपोर्ट. "भेट झाली नाही" आणि "रस नाही" भेटी वगळल्या तर बारा ग्राहकांना भेटलेला प्रतिनिधी आणि चार ग्राहकांना भेटलेला प्रतिनिधी सारखेच दिसतात.
- ऑर्डरची रक्कम आणि वसुली एकत्र करणे. उधारीवरची ₹५०,००० ची ऑर्डर म्हणजे बँकेत ₹५०,००० नव्हे. त्या वेगळ्या कॉलममध्ये ठेवा.
- खूप कॉलम. फोनच्या स्क्रीनवर वीस फील्ड असतील तर रिपोर्ट शनिवारी आठवणीवर भरला जातो, किंवा भरलाच जात नाही.
- ग्राहकांची मास्टर यादी नाही. ग्राहकांच्या नावांची ठरलेली यादी नसेल तर एकच डीलर चार वेगवेगळ्या स्पेलिंगमध्ये दिसतो आणि तुमची बेरीज चुकते.
प्रतिनिधींना दिवसाच्या शेवटी एकच सारांश हवा असेल तर डेली सेल्स रिपोर्ट फॉर्मेट पाहा. तो याच व्हिजिट ओळींपासून बनतो.
व्हिजिट रिपोर्ट वेळेवर भरून घेणे
फॉर्मेट ही क्वचितच अडचण असते. अडचण अशी की पुढच्या दुकानाकडे चालत निघालेल्या प्रतिनिधीला फोनवर स्प्रेडशीट उघडायची नसते. म्हणून रिपोर्ट रात्री, आठवणीवर, एका लांब मेसेजमध्ये लिहिले जातात आणि पुढच्या कृती सर्वात आधी विसरल्या जातात.
vBol मुळे प्रतिनिधी प्रत्येक भेटीचा रिपोर्ट दुकानातून बाहेर पडताच छोट्या WhatsApp व्हॉइस नोटने पाठवू शकतात, मराठी, हिंदी, तमिळ, कन्नड, तेलुगू, गुजराती किंवा त्यांना जी भाषा येते त्यात. ते फक्त एक नंबर कॉन्टॅक्ट म्हणून सेव्ह करतात. ॲप इन्स्टॉल करायचे नाही आणि लॉगिन नाही.
vBol व्हॉइस नोटमधून ग्राहक, निकाल, प्रमाण, वसूल केलेली रक्कम आणि पुढची कृती वेगळी काढते, प्रतिनिधीच्या भाषेत WhatsApp वर ती नोंद परत वाचून दाखवते आणि कन्फर्म किंवा फील्ड दुरुस्त करण्यासाठी टॅपची वाट पाहते. प्रतिनिधीने कन्फर्म करेपर्यंत काहीही सेव्ह होत नाही. कन्फर्म झालेली भेट तुमच्या Google Sheet, OneDrive किंवा SharePoint वरील Excel वर्कबुक, किंवा Ekatm ERP मध्ये एक ओळ म्हणून येते, फोटो आणि GPS लोकेशनसह. संध्याकाळी ७ वाजता तुम्हाला एक WhatsApp मेसेज मिळतो: कोणत्या भेटी नोंदवल्या गेल्या, कोणी नोंदवल्या आणि आज कोणी काहीच पाठवले नाही.
पहिले 30 दिवस मोफत (ट्रायलमध्ये प्रत्येक व्यक्तीसाठी रोज 5 कन्फर्म रिपोर्टपर्यंत), त्यानंतर 100 यूजरपर्यंतच्या टीमसाठी प्रति यूजर दरमहा ₹199. किंमत पाहा.
स्प्रेडशीटवरच राहायचे आहे का? या पानावरचे मोफत टेम्प्लेट डाउनलोड करा. त्यात वरील कॉलम, उद्देश आणि निकालासाठी ड्रॉपडाउन, आणि बदलता येतील अशा तीन उदाहरण ओळी आहेत.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
सेल्स व्हिजिट रिपोर्ट म्हणजे काय?
सेल्स व्हिजिट रिपोर्ट म्हणजे सेल्स प्रतिनिधी ग्राहकाला भेटल्यानंतर भरतो ती छोटी नोंद: तो कोणाला भेटला, कशासाठी, त्यातून काय निघाले, काही ऑर्डर किंवा पेमेंट मिळाले का आणि तारखेसह पुढची कृती. प्रत्येक भेटीचा एक रिपोर्ट.
कस्टमर व्हिजिट रिपोर्टमध्ये काय असावे?
तारीख, सेल्स प्रतिनिधी, ग्राहक, भेटलेली व्यक्ती, भेटीचा उद्देश, निकाल, असल्यास प्रमाण किंवा रक्कम, आणि तारखेसह पुढची कृती. स्पर्धकांची माहिती, लोकेशन आणि फोटो हे उपयुक्त जादा भाग आहेत.
सेल्स व्हिजिट रिपोर्ट आणि डेली सेल्स रिपोर्ट यात फरक काय?
व्हिजिट रिपोर्ट एका भेटीचे सविस्तर वर्णन करतो. डेली सेल्स रिपोर्ट म्हणजे प्रतिनिधीच्या दिवसभरातील सर्व भेटींची यादी. प्रत्येक भेट एक ओळ म्हणून नोंदवली तर दिवसाच्या सर्व भेटींच्या ओळी मिळूनच डेली सेल्स रिपोर्ट बनतो.
भेटीनंतर रिपोर्ट किती लवकर भरावा?
दुकानातून बाहेर पडताच किंवा तासाभरात. संध्याकाळपर्यंत आठ ग्राहकांना भेटलेल्या प्रतिनिधीला कोणी काय मागितले ते आठवत नाही, आणि सर्वात आधी हरवते ती पुढची कृती.